מאמרים:

איך לא לפספס את המכרז

22 מאי 2019

ליאור אגאי , דירקטור, יעוץ רכש ומכרזים - BDO consulting ומנהל לשכת השכר המרכזית |
בקצרה

ענף המכרזים בישראל מקיף עשרות רבות של מיליארדי ₪. ככלל, חוק חובת המכרזים קובע כי כל גוף ציבורי שברצונו לרכוש טובין או שירותים מספק חיצוני, צריך לקיים התקשרות בדרך של מכרז ואלו מפורסמים בעיתונים היומים היוצאים לאור בישראל ובאתרי האנטרנט של משרדי הממשלה השונים. הכלל הראשון למכרז הוא עמידה בתנאי הסף להשתתפות במכרז והוא מהווה רף שאותו לא יוכל לשנות כל פרמטר אחר איכותי או כלכלי אחר. הפרמטרים המרכזים הנבחנים הם ותק - ניסיון קודם ומחזור כספי. למרבה הצער, עמידה בתנאי הסף אינה ערובה לזכייה במכרז. ספקים רבים מבצעים טעויות בהגשת המכרז שפוגעות בסיכויי הזכיה שלהם ושניתן היה להימנע מהן ולהגביר את סיכויי הזכיה. טעויות אלו ניתן לחלק לשלושה סוגים: טעויות טכניות, טעיות כלכליות וטעויות אסטרטגיות.

ענף המכרזים בישראל מקיף עשרות רבות של מיליארדי ₪ . כאשר בממשלה בלבד מוערך סכום המכרזים בכ- 30 מיליארדי ₪ בשנה ללא רכש של משרד הביטחון. ככלל, חוק חובת המכרזים קובע כי כל גוף ציבורי שברצונו לרכוש טובין או שירותים מספק חיצוני, צריך לקיים התקשרות בדרך של מכרז ואלו מפורסמים בעיתונים היומים היוצאים לאור בישראל ובאתרי האנטרנט של משרדי הממשלה השונים. הכלל הראשון למכרז הוא עמידה בתנאי הסף להשתתפות במכרז והוא מהווה רף שאותו לא יוכל לשנות כל פרמטר אחר איכותי או כלכלי אחר. הפרמטרים המרכזים הנבחנים הם ותק - ניסיון קודם ומחזור כספי. למרבה הצער, עמידה בתנאי הסף אינה ערובה לזכייה במכרז. ספקים רבים  מבצעים טעויות בהגשת המכרז שפוגעות בסיכויי הזכיה שלהם ושניתן היה להימנע מהן ולהגביר את סיכויי הזכיה. טעויות אלו ניתן לחלק לשלושה סוגים: טעויות טכניות, טעיות כלכליות וטעויות אסטרטגיות.

הצעת מכרז היא מעין חוזה הניתן מראש ושאליו צריך הספק להסכים ולהתאים. ולכן, מענה למכרז שלא לפי מספרי הסעיפים במכרז; הוספת הערות בכתב יד לגוף ההצעה או לחילופין מחיקות והתניות על מסמכי המכרז  מהווים טעות טכנית שבגינה עשוי להיפסל המכרז. לצד אלו ניתן למנות גם חוסר תשומת לב לדרישות המדויקות של תנאי הסף כמו תאריכים, שנות ניסיון, תואר אקדמי וכו.' סיכון טכני נוסף נמצא בצירוף המלצות לא עדכניות או עם פרטים חסרים; החסרת נספחים ותצהירים חתומים ע"י מורשי החתימה ומאומתים ע"י עו"ד/רו"ח; חוסר תשומת לב לשינויים שנעשו במכרז בעקבות תשובות לשאלות הבהרה, ועוד.

לצד הטעויות הטכניות מהוות הטעויות הכלכליות את הקבוצה השנייה שמכשילה את סיכויי הזכייה במכרז. כך לדוג' אי ייחוס נכון של משקל האיכות ומשקל המחיר שנקבעו במכרז  לצד תמחור שגוי של תכולת השירותים, בין אם נובע מאי הבנת הסעיפים ובין אם נובע מתחושה של הסתמכות על הרחבת התקשרות עם אחרים עלולים להוביל לפגיעה בסיכויי הזכייה. טעויות כלכליות נוספות אותן ניתן למנות הן; תמחור שגוי הנובע מהכללת או אי הכללת מימוש אופציה; חוסר הבנה ו/או תשומת לב למנגנון הצמדת התמורה במכרז; אי התחשבות בהתייקרות מחירים ביחס להצמדה במכרז, ועוד.

המישור האסטרטגי כולל אף הוא שורה של טעיות נפוצות שמחסלות לעיתים את סיכויי הזכייה במכרז וביניהן ניתן למנות הגשת הצעה ללא הליך מיפוי וניתוח מתחרים מספק; אי ביצוע ניתוחי תוצאות מכרזים קודמים באותו תחום ומיפוי סביבת התחרות, רלוונטי גם להצעת המחיר; שאלת שאלות הבהרה שנותנות יתרון למתחרים; אי ביצוע הליך הפקת לקחים לאחר הפסד, כגון קבלת תוצאות המכרז, פרוטוקולים, ההצעה הזוכה, ועוד; הגשת הצעות רק לצורך קבלת הפתרון הסופי; אי מעקב נכון אחר כל תוצאות השוק (פטורים, אתרים, תוצאות) וכנגזרת מכך אי ביצוע ניבוי עתידי להתקשרויות שעתידות להתפרסם; אי הסתייעות ביועצים ואנשי מקצוע, ועוד.

 

איך עושים את זה נכון?

בשלב ראשון כדי לקבל את כל המכרזים הרלוונטיים לעסק נרשמים לקבלת מייל על מכרזים באתר מינהל הרכש הממשלתי, חברות נוספות המפיצות על בסיס יומי מכרזי רשויות ואחרים ואתרים של חברות מובילות: חברת חשמל, תעשיה אווירית, רכבת, משק וכלכלה וכו', וזאת  כדי לשמוע עליהם מיד ולא מיד שניה או בכלל לא. במקביל, מבצעים מעקב אחר מועדי הצטרפות למכרזי מסגרת ולמאגרי בעלי מקצוע. היבט חשוב נוסף הוא מעקב אחרי  כל הפטורים של משרדי הממשלה וכל הגופים הציבוריים, מהליך זה ניתן ללמוד המון, כגון: האם הפטור מוצדק או שמא אתם יכולים לבצע את העבודה ואז לפנות למפרסם הפטור בבקשה לספק השירות ומאוד חשוב: בסיום הפטור כנראה שיפורסם מכרז ואז ניתן להיערך על התמודדות. כמו כן כדאי לבצע ניתוח כלכלי מקדים של כדאיות המכרז מבחינת העסק על פני זמן לדוג' להציע שולי רווח נמוכים בשנים הראשונות כדי לזכות וליצור יתרון יחסי תחרותי בהיבט של ניסיון קודם עם המציע. בהצלחה במכרז.

 

צרו קשר עם המומחים שלנו