This site uses cookies to provide you with a more responsive and personalised service. By using this site you agree to our use of cookies. Please read our PRIVACY POLICY for more information on the cookies we use and how to delete or block them.
מאמרים:

היערכות לחירום – לקחי עבר כעוגנים להתנהלות נכונה בעתיד

08 יוני 2020

מחלקת ביקורת פנימית |

נהוג בעולם הצבאי והעסקי, לעסוק בהערכות לקרב, להכין את הכוחות למאמץ הטקטי והמנטלי הכרוך בתהליכי הלחימה. הצבא, כמו כל קהילה אחרת, לא ערוך לעסוק בשגרה שלאחר הלחימה. קרי, השהייה או במילים אחרות שגרה שהינה שגרת חירום. נשאלת השאלה, כיצד אנו נערכים נכון לשגרת חירום?

במאמר זה, נבחן את דרך ניהול אירוע חירום בארבעה ממדי זמן שונים:

 

המאמר יעסוק בפרט, בקהילה ובעסקים. יבחן את ההתנהלות בתנאי אי ודאות שוחקת, אתגרי הפעלת מערכות חינוך באופן חלקי, מודלי ניהול תקציב, מעבר בין מצבי חירום מתמשכים, יחסי גומלין ומודלי הפעלה אחרים בין קיבוץ לאגודה שיתופית קהילתית בשגרת החירום ועוד.

בעת כניסה לאירוע חירום, הנהלת הקיבוץ מחויבת לעבור לשגרת הפעלה שונה, הפעלה המורכבת ממספר צוותי עבודה שונים, שלאו דווקא פועלים בקיבוץ בשגרה ובוודאי שלא על ידי אותם בעלי תפקיד. צוות חוסן וחירום יישובי (צח"י), מורכב מהצוותים הבאים: דוברות, רווחה, מרפאה, לוגיסטיקה, ביטחון, חינוך, חילוץ והצלה ועוד. כמו כן, נדרשים ומופעלים ממשקי עבודה אחרים בין הקיבוץ לבין האגודה הקהילתית (באם קיימת), מועצה אזורית ועוד.
 

האתגר הראשון – מעבר משגרה לחירום

הניהול השגרתי הרגיל, נעשה על ידי מנהלי המגזרים שבחלק גדול מהקיבוצים אינם מתגוררים בקיבוץ, דבר ההופך את הניהול למורכב בעת המעבר לחירום בה מופעל, לפי תפישות הפעלה שונות, מערך צח"י. צח"י כפוף לצח"מ (צוות חוסן וחירום מועצתי), שמקבל את הנחיותיו מפיקוד העורף, בשונה מהשגרה בה פועלת המערכת דרך משרד הפנים בעיקר. הפעלת צח"י מבוססת על תושבים מתנדבים, סיטואציה שטומנת בחובה פוטנציאל למתח בין מנגנונים ובעלי תפקיד, דווקא ברגע החשוב ביותר של בנית סנכרון נכון, העברת מקל מיטבית ושמירה על רציפות בחזיתות עבודה שונות.

מאחר וצוות צח"י מטבעו, מופעל בחירום בלבד, לעיתים ברגע האמת, לא קיימת תשתית ארגונית זמינה ומיומנת, מאומנת ומסודרת, אלא התארגנות בדחף הזמן למכלולי העבודה המשניים הדרושים להפעלה בחירום.

משכך, ראוי לקבוע נהלי חירום  ומעת לעת, לבצע תרגול מעבר למצב חירום.
 

האתגר השני – שגרת החירום המתמשכת

כאשר אתגר החירום הוא אירוע נקודתי קצר מועד, קל יותר לרתום כוחות רבים וממוקדים ולהביא לידי סיומו בצורה סבירה. המצב שונה בתכלית כאשר אירוע חירומי מתמשך לאורך תקופה של שבועות ואף חודשים. במקרה האמור, שגרת ההפעלה מבוססת, כאמור, על מתנדבים מהקיבוץ, שלהם עבודה מרכזית אחרת ולכן חלקם לא זמינים, באופן הנדרש מהם, לביצוע המטלות וחלק אחר מנועים מלבצע את התנדבותם (בשל בעיות בריאות, הנחיות ועוד). בנוסף, המתח הקהילתי עקב המצב גבוה מאוד ומערכות (חינוך, בריאות, מזון, תרבות) עובדות במתכונות חסרות או סגורות לחלוטין. שילוב מורכב של מערכות לחצים ושחיקה, יוצר סדקים בסדרי ההפעלה ומוביל להפעלה שאינה מדויקת, לעיתים פזרנית, מבוססת על כוח אדם שלעיתים אינו מיומן דיו ותוך כדי גם מתחלף. כל אלו מחייבים חשיבה, למידה, היערכות ותכנון מבעוד מועד.

נושא התקשורת עם הקהילה הינו מרכיב קריטי ביצירת בהירות וחוסן קהילתי במיוחד במצב של בליל רב של מידע בתקשורת הציבורית, ברשתות ובמדיה.

מתן מענה לאוכלוסיות השונות (חברים גמלאים, בודדים, חד הורים, סיעודיים ועוד), בהתאם לצרכים משתנים ובאופן שהקיבוץ אינו מורגל אליו בשגרה, מחייב מציאת פתרונות יצירתיים, נקיטת פעולות מהירות וקיום קשר שוטף עם כלל התושבים.
 

האתגר השלישי – תחילת העברת מקל ההובלה חזרה מצוותי צח"י להנהלה הטבעית

עם כניסה לשגרת חירום מתמשכת, לרוב מוחזר מקל ההובלה להנהלת הישוב הטבעית, מעבר שמטבעו יוצר סוג של כפילות תפעולית. לעיתים המעבר נכפה כאילוץ עקב צמצום זמינות כוח האדם המוגדר בצוותי החירום (חזרה לשגרה של בעלי תפקיד מצוותי צח"י שהופכים הלכה למעשה לא זמינים למשימה).

המעבר חזרה להנהלה הטבעית של הישוב מורכב, מאחר והנהלה זו היא לרוב הנהלה קהילתית מוניציפלית, ולא הנהלה העוסקת בתפקוד בתנאי חירום, כך שהתאמתה למשימה לעיתים אינה שלמה.

הפעלת מכלולי צח"י (למשל דוברות וחינוך) במקביל למערכת ההנהלה היישובית הטבעית, מחייבת תיאום הדוק של התהליכים הקהילתיים וכן הניהול הפיננסי וזאת במטרה לשמור על איזון נכון בין כל הגורמים והאילוצים.
 

האתגר הרביעי – מעבר משגרת חירום לשגרה

החזרה לשגרה, ברוכה עד כמה שתהיה, מלווה גם היא באתגרים רבים. להלן מספר דוגמאות:

  • תפעולי – הפעלת מערכות יישוביות בצורה מוגבלת ולאור הנחיות רשות ומדינה.
  • פיננסי – בשעת חירום הקיבוץ עלול למצוא את עצמו במצב של הוצאות עודפות אשר לא תוקצבו. בעת החזרה לשגרה, נדרש הקיבוץ להתחיל ולהכניס את המערכות שלו להתנהלות פיננסית מבוקרת שמכסה, בין היתר, על פערים שנוצרו בעת המשבר. בנוסף, ישנן פעילויות עסקיות של הקיבוץ או של חברים שיתכן ולא תחזורנה לפעול באופן מיידי ואף פעילויות שתאלצנה להיסגר.  מצב זה מחייב חשיבה, הערכות ותמיכה.
  • חינוך – באם המערכת היתה סגורה / מופעלת חלקית, "החמצן של ההורים" נגמר והמשמעות היא חוסר סבלנות רב ורצון לחזור לשגרה במהירות הגבוהה ביותר. במקביל ישנם הורים החוששים ובוחרים שלא להחזיר את הילדים למערכת. בנוסף, לעיתים כוח האדם המועסק בחינוך אינו זמין במלואו מאילוציו שלו (איסור של תנועה בכביש, סיכוני בריאות ועוד), כשעל הכל מונחות שאלות של עלויות הפעלה למול הכנסות המערכת במיוחד במערך בו ניתנות הנחיות דינאמיות ומשתנות.

סביבת החירום במהותה היא ממלכת אי הודאות וצופנת בתוכה הפתעות ושינויים תכופים ומהירים. על מנת להיערך אליהם בצורה מיטבית, על הקיבוץ לבנות היום את תשתית ההפעלה, וכן לשמר את כשירותה בכל עת וזאת במטרה להיערך בדרך הטובה ביותר להתמודדות עם אתגרי החירום של המחר.

על הנהלת הקיבוץ, להכין את צוותי החוסן והחירום היישובי ולבחון באם הקיבוץ נתן את הדעת לתמורות העתידיות הצפויות תוך בחינת חלופות ודרכי התמודדות עם יעדי המחר. עליה להתמקד בתהליכי העבודה, לקיים הליך בחינה סדור המביא בחשבון הן את כיווני ההתפתחות העתידיים והן את הסכנות האורבות בהיעדר הערכות, בקרות השלובות בתהליך, דרך קבלת ההחלטות, שקיפות לכלל החברים והתושבים ועוד.

אנו, אנשי המקצוע של צוות הקיבוצים בקבוצת ביקורת פנימית וניהול סיכונים בפירמת BDO, המלווים קיבוצים רבים בנושאים שונים ודומים, ובעלי היכרות מעמיקה עם תהליכי העבודה הקיבוציים, יכולים לסייע לכם בבחינת אתגרי העתיד והיערכות מיטבית אליהם.

לכן, הבה נצא למלא את חובותינו, ונפעל כך, שאם האימפריה הבריטית, וחבר העמים שלה, יישארו עוד אלף שנים, עדיין יאמרו האנשים "הייתה זו שעתם היפה ביותר" - וינסטון צ'רצ'יל

 

ליצירת קשר עם המומחים שלנו