This site uses cookies to provide you with a more responsive and personalised service. By using this site you agree to our use of cookies. Please read our PRIVACY POLICY for more information on the cookies we use and how to delete or block them.
מאמרים:

אחריות הדירקטוריון בניהול סיכונים בקופות החולים

29 יוני 2012

עדי יונגר נווה |
שרון ויטקובסקי- טביב , שותפה, ראש מגזר ביקורת פנימית וניהול סיכונים RAS, BDO Consulting |

בשנים האחרונות אנו עדים לרגולציה הולכת ומתגברת בתחום ניהול הסיכונים שיצרה כורח לבנות מערך ניהול סיכונים ארגוני כולל ולנהל את הסיכונים באופן מובנה ומושכל. דוגמאות לכך ניתן לראות בתהליכי ניהול סיכונים המיושמים בבנקים מכח הנחיית המפקח על הבנקים לגבי הוראת באזל II, המהווה תקינה בינלאומית בנושא הלימות ההון וניהול סיכונים בגופים פיננסיים בישראל, תהליכי ניהול סיכונים בחברות ביטוח המיושמות מכח הנחיית המפקח על הביטוח לגבי הוראת סולבנסי II, המהווה תקינה בינלאומית בנושא הלימות הון וניהול סיכונים בחברות ביטוח, ותהליכי ניהול סיכונים המיושמים בחברות ממשלתיות מכח חוזר שפרסמה רשות החברות הממשלתיות בנושא ניהול הסיכונים בחברות ממשלתיות שמטרתו לקבוע עקרונות להסדרת חובתה של חברה ממשלתית למסד תהליך מסודר לניהול סיכונים להם היא חשופה. 

ביום 5 בינואר 2012, פורסם חוזר בנושא ניהול סיכונים בקופות החולים על ידי סמנכ"ל לפיקוח על קופות החולים ושירותי בריאות נוספים. מטרת החוזר היא לקבוע עקרונות להסדרת חובתה של קופת חולים לביצוע תהליך מסודר לניהול הסיכונים להם היא חשופה, תוך יצירת מנגנוני בקרה. החוזר מדגיש וקובע כי דירקטוריון הקופה הוא הגורם האחראי להתוות מדיניות ניהול סיכונים ולפקח על ביצועה תוך יצירת מערך ניהול סיכונים, אשר יוטמע בכל התהליכים בקופה. במאמר זה נעמוד, בין היתר, על אחריות ותפקידי דירקטוריון הקופה ביישום החוזר. 
 

תהליך ניהול סיכונים בקופה

סיכון הינו האפשרות כי אירוע, פעילות או פעולה יפגעו ביכולת הקופה לעמוד ביעדיה ובמטרותיה. הסיכון נמדד במונחים של סבירות ותוצאות והתממשותו עלולה לגרום לנזקים מסוגים שונים לקופה. החוזר מגדיר כי פעילות קופות החולים כרוכה בנטילת סיכונים שונים, ביניהם, סיכונים תפעוליים, סיכוני ציות, סיכונים פיננסיים, סיכונים אסטרטגיים וסיכונים אחרים הקשורים לקופה. 

תהליך ניהול סיכונים הינו תהליך מתמשך המתבצע כחלק מניהולה השוטף של הקופה, ומטרתו לספק מידה סבירה של ביטחון למניעת התממשות סיכונים וזאת על ידי ביצוע תהליך שיטתי לאיתור וזיהוי הסיכונים, הערכת השלכותיהם וההסתברות להתרחשותם, הגדרת שיטת הטיפול בהם, ההשקעה הנדרשת לשיטת טיפול זו ובקרה על ביצוע הפעילויות הנובעות מהטיפול. באמצעות תהליך ניהול הסיכונים הקופה נדרשת לזהות את הסיכונים הקיימים בה ולבנות תוכנית עבודה לטיפול בסיכונים. 

השלב הראשון בתהליך ניהול סיכונים, הינו איתור וזיהוי הסיכונים הקיימים בתהליכי העבודה השונים, באמצעות סקר סיכונים. 

במסגרת סקר הסיכונים יש למפות את תהליכי העבודה למען איתור וזיהוי של מוקדי הסיכון הקיימים בקופה. מיפוי התהליכים מבוצע, בין היתר, על ידי מיפוי המבנה הארגוני של הקופה, מיפוי התהליכים המרכזיים בה, מערכות המידע המשמשות את פעילותה, מערך הבקרה הפנימית בקופה ועוד. 

איתור וניתוח הסיכונים מחייב שימוש בשיטה לוגית ושיטתית תוך ביסוס הקשר, זהות, מיפוי, ניתוח, הערכות ומדידות באופן שיאפשר צמצום או מיגור הסיכונים בפניהם עומדת הקופה. הסיכונים שזוהו במהלך הסקר מקבלים דירוג לפי רמת החשיבות שלהם, שיכול להיות נזק כספי, אי קיום בקרות בתהליכי העבודה, אי קיום בקרות מפצות (בדיעבד) ועוד. הסיכון נמדד, בדרך כלל, לפי סבירות התרחשותו ותוצאת התרחשותו. 

השלב הבא בתהליך ניהול הסיכונים הוא לקחת את תוצאות הסקר ומפת הסיכונים, ולבנות תוכנית עבודה לטיפול בסיכונים שאותרו. 

תוכנית העבודה לטיפול בסיכונים שזוהו הינה תוכנית שתעגן במסגרתה ותגדיר את ה"תגובות לסיכונים". התגובה לסיכון הינה פעולה בה נוקטת הקופה על מנת למנוע או לתקן את ההשלכה של האירועים על השגת היעדים. יש כמה תגובות אפשריות לטיפול בסיכון:

• מניעה - נקיטת צעדים על מנת למנוע את התרחשות הסיכון, דוגמא לפעילויות אלה ניתן לראות הפסקת פעילות, פישוט התהליך, איסור על ביצוע פעילויות וכו'. 

• הקלה - נקיטת צעדים לצמצום ההשלכה ו/או הסתברות, כגון: פיקוח תקציבי / תחזיות, הגדרת חובת דיווח, הבטחה כי הכישורים המתאימים קיימים, יישום מגבלות, פיתוח תוכנית להמשכיות עסקית וכו'.

• העברה - נקיטת צעדים להעברת ההפסד ו/או ההתחייבות המלווה את אותו אירוע שלילי לגורם שלישי, כגון: ביטוח, מיקור חוץ, גידור וכו'.

• קבלה - קבלת החלטה על נשיאת ההשלכה כתוצאה מהאירוע שעלול להתקיים, כגון: אי נקיטת צעדים לטיפול בהסתברות להתרחשות האירוע וההשלכה הצפויה. 

ההתאמה של התגובה לסיכון תתבסס על סיבולת הסיכון של הקופה. סיבולת הסיכון מייצגת את סף הסיכון בו הקופה לוקחת בחשבון כמקובל בהתבסס על היעדים והמטרות והיכולת לנהל את הסיכון. סיבולת הסיכון הינו מדד שניתן לכימות במונחים של מטרות הקופה, כגון: מספר עמיתים, רווח נקי, פלח שוק וכו'. 

בנוסף, לצורך ניהול הסיכונים השוטף, על הקופה לבנות מדדי סיכון עיקריים (Key Risk Indicator – KRI) שהינם מדדים תפעוליים או סטטיסטיים אשר מלמדים על פרופיל הסיכון של הקופה. שלב הגדרת מדדי הסיכון העיקריים הינו שלב המעבר בין סקר הסיכונים אל שלב היישום וההטמעה. בעוד שסקרי הסיכונים הינם תמונת מצב נתונה בזמן נתון, שילוב מדדי הסיכון מאפשרים את הבחינה הדינאמית של מצב הסיכון ועוצמתו תוך מדידת אירועים ושינויים בקופה. אינדיקאטורים אלו יצפו פני עתיד וישקפו את המקורות הפוטנציאלים לסיכונים, בין היתר, במקרים של: צמיחה מהירה, תחלופת עובדים, כשלים בביצוע של תהליכי עבודה, זמני השבתה של מערכות מחשב ועוד.

על מנת שיתאפשר מערך ניהול סיכונים יעיל ואפקטיבי, נדרשת הקופה לבחון את האפשרות להטמעת מערכות מידע ייעודיות לניהול הסיכונים באופן שוטף. 

אחריות ותפקידי הדירקטוריון במסגרת תהליך ניהול הסיכונים בקופה

כאמור החוזר קובע כי דירקטוריון הקופה הוא הגורם האחראי להתוות מדיניות ניהול סיכונים ולפקח על ביצועה תוך יצירת מערך ניהול סיכונים, אשר יוטמע בכל התהליכים בקופה. אחריות הדירקטוריון במסגרת זו כוללת את הבאים: 

• קביעת מדיניות ניהול הסיכונים - דירקטוריון הקופה יתווה את מדיניות ניהול הסיכונים על ידי הנהלת הקופה, יאשר אותה, ויפקח על ביצועה. מדיניות ניהול הסיכונים תשמש כמסגרת ארגונית לטיפול שוטף בסיכונים. על המדיניות לכלול, בין היתר, הגדרת מטרות ניהול הסיכונים, הגדרת החשיפות ותהליך הטיפול בהן, הגדרת בעלי התפקידים האחראים ליישום המדיניות, הגדרת אסטרטגיית ניהול הסיכונים הכוללת והכלים הטקטיים בהם מותר להשתמש לגידור החשיפות, הגדרת תהליכי דיווח תיעוד ובקרה הנדרשים ועוד. 

מדיניות ניהול הסיכונים חשובה לקביעת פעולות שעל הקופה לנקוט על מנת לעמוד ביעדים ובמטרות שנקבעו לה. 

• מינוי ועדה לניהול הסיכונים בקופה - דירקטוריון הקופה רשאי למנות ועדה לעניין ניהול הסיכונים בקופה, או לחילופין הדירקטוריון ימלא תפקיד זה. לוועדה תהיה הסמכות לדון ולהמליץ לדירקטוריון, בין השאר, בדבר מדיניות ניהול הסיכונים של הקופה, גידור החשיפה לסיכונים במגזרי הפעילות השונים, פעילות מהותית חדשה של הקופה ובחינת הסיכונים והמנגנונים הכרוכים בפעילות זו, ממצאי סקרי הסיכונים שביצעה הקופה וכן בדבר תרחישי הקיצון בתחומי הסיכון של הקופה. 

• מינוי מנהל סיכונים - דירקטוריון הקופה נדרש להחליט האם למנות אדם שיהיה אחראי על ניהול הסיכונים בקופה או לחילופין למנות לתפקיד זה חבר הנהלה מקרב חברי ההנהלה הקיימת. בכל מקרה, מנהל הסיכונים יהיה כפוף למנכ"ל הקופה. 

החוזר קובע כי דירקטוריון הקופה רשאי לבחור בשירותי מיקור חוץ לצורך מנהל הסיכונים בקופה, אם לדעתו חלופת העסקה זו עדיפה לצורך יישום נאות יותר של החוזר.

אחריותו של מנהל הסיכונים בקופה, תהיה, בין השאר, לפתח כלים לאופן הזיהוי, ההערכה, הניטור, הבקרה וההפחתה של הסיכונים, לזהות, להעריך ולדווח להנהלת הקופה ולדירקטוריון על הסיכונים הטמונים בכל הפעילויות, התהליכים והמערכות המהותיים, לעקוב ולדווח להנהלת הקופה ולדירקטוריון אחר ניהול בקרת הסיכונים בקופה ועוד. 

• עריכת סקר סיכונים בקופה - דירקטוריון הקופה אחראי לעריכת סקר סיכונים מקיף בקופה, אשר יכלול את כל סוגי הסיכונים הרלוונטיים לקופה. הסקר יכלול, בין היתר, תרחישי סיכון אפשריים, לרבות חפיפה בין הסיכונים, כאשר לגבי כל תרחיש יבוצע אמדן של מידת הנזק והסבירות להתממשותו. 

כמו כן, על הסקר לכלול הערכה של האופן בו מנהלת הקופה את סיכוניה, לרבות הערכה של התשתית, התהליכים והיכולת הקיימת בקופה לניהול הסיכונים תוך זיהוי פערים פוטנציאליים וחוסר יעילות (כגון: האם ישנם סיכונים שאינם מטופלים באופן סביר על ידי אף גורם, האם קיימים סיכונים המטופלים על ידי מספר גורמים). הדירקטוריון ידון בתוצאות הסקר, מייד עם סיומו.

רק בכדי להבהיר, דירקטוריון הקופה רשאי להשתמש ביועץ לצורך עריכת סקר הסיכונים. אחריותו כוללת פיקוח על ביצועו של הסקר וליווי היועץ לאורך תהליך עריכת הסקר (בין היתר, באמצעות הוועדה לניהול הסיכונים ומנהל הסיכונים) תוך פיקוח על שימוש בכלים ושיטות עבודה מובנות ומתאימות לקופה. 

בנוסף, הדירקטוריון נדרש לקבוע מועד בו יערך סקר סיכונים מקיף חדש, ובלבד שלא יעלה על שלוש שנים מיום ביצוע הסקר המקיף הקודם. כמו כן, הדירקטוריון נדרש לבחון עדכון ובדיקת סקר הסיכונים בקרות אירועים חריגים ומהותיים. 

• תיקוף מדיניות ניהול הסיכונים - לאחר קבלת תוצאות סקר הסיכונים, והערכת התשתית הארגונית הקיימת, על כל היבטיה, יבחן דירקטוריון הקופה את מדיניות ניהול הסיכונים הקיימת בקופה ויאשר תוכנית מעודכנת לניהול הסיכונים.

• בחינת מערך ניהול הסיכונים בקופה - הדירקטוריון יבחן, אחת לשנה לפחות, את מערך ניהול הסיכונים בקופה, לרבות:

  • התאמת תוכנית העבודה למדיניות ניהול סיכונים של הקופה. תוכנית העבודה תכלול פירוט של מכלול הסיכונים המהותיים לקופה ותקבע את העקרונות לאופן הזיהוי, הניטור והבקרה/הפחתה של סיכונים אלו.
  • מגבלות הסיכון שנקבעו ומידת התאמתן ויעילותן.
  • סיכונים מהותיים שהתממשו או כמעט והתממשו במהלך התקופה ומסקנות מתהליך הפקת הלקחים שהתבצע בעקבותיהם.
  • סיכונים מהותיים, שלאחר יישום תוכנית לניהול הסיכונים, נותרו בסיכון גבוה.
  • מידת התאמת התשתית הארגונית, תשתית הדיווח וזרימת המידע הדרושים לניהול הסיכונים בקופה.
  • בחינת ההסתברות להתממשות הסיכונים.
  • בחינת נהלי הדיווח הפיקוח ובקרה בקופה.


• קביעת כללי דיווח - הנהלת הקופה נדרשת בהתאם לחוזר להציע כללי דיווח אשר ישמשו את הקופה לצורך דיווח להנהלת הקופה ולדירקטוריון. הדירקטוריון נדרש לאשר את כללי הדיווח האמורים. 

כמו כן, דירקטוריון הקופה נדרש לקבוע ולהגדיר כללים לעניין הנושאים שדורשים את אישור הדירקטוריון ו/או הנהלת הקופה, נושאים אשר נדרשים לדיווח באופן מיידי לדירקטוריון ו/או להנהלת הקופה, תוצאות מדדי סיכון חריגים או נקודות מהותיות וקריטיות בתהליך ניהול הסיכונים ועוד. 

שימוש בניהול הסיכונים להשאת ערך לקופה

מערך ניהול סיכונים הינו מודל ליצירת ערך ומסייע לארגון לממש ולהשיג את יעדיו ומטרותיו. התפיסה המסורתית של ניהול סיכונים כתחום אפור שתפקידו להגן על נכסי הארגון משתנה להבנה שתפקידו של ניהול הסיכונים הוא להשיא ערך לארגון.

בהתאם, הצלחה בתהליך ניהול הסיכונים תאפשר לקופה להשיג ביצועים ויעדי רווח טובים יותר, להימנע מהפסדים ולהבטיח דיווח אפקטיבי וציות להוראות החוק. תהליך היישום של ניהול סיכונים בקופה, משפיע למעשה על ההתנהלות השוטפת היום - יומית, על אופן קבלת החלטות עסקיות של הנהלת הקופה כך שהחלטות יתקבלו תחת ראייה של ניהול סיכונים, על אופן בנית תהליכי העבודה המרכיבים את פעילות הקופה ועוד. בנית תהליכי עבודה בעלי אוריינטציה של סיכונים, תקטין משמעותית את האפשרות להתרחשות אירוע קריטי לקופה. 

יתרונות נוספים, שיהוו חלק אינטגראלי מיישום תהליך ניהול הסיכונים, הנם:

• הגידול העסקי, הסיכונים והחזר ההשקעה - ניהול סיכונים נותן בידי הנהלת הקופה אמצעי לזיהוי אירועים העלולים לגרום נזק לקופה מחד ומאפשר קבלת החלטות באופן מושכל בראייה של ניהול סיכונים מאידך. כמו כן, תהליך ניהול סיכונים מגדיר את רמת הסיכון בהתאם ליעדי הגידול העסקי ורווחיות הקופה. 

• אופטימיזציה של הקצאת משאבים - ניהול הסיכונים מאפשר להנהלת הקופה לבחון את יעילות הקצאת המשאבים בהתאם ליעדי ולסיכוני הקופה ובכך לבצע הקצאה רווחית מחד ואפקטיבית וחסכונית מאידך. בנוסף, ניהול הסיכונים מאפשר לשפר את האפקטיביות של הבקרות הפנימיות הקיימות בקופה. 

• ניצול הזדמנויות - באמצעות הטמעת מנגנון של ניהול סיכונים יעיל ניתן יהיה למקד את הפוקוס הניהולי של הקופה לתחומים בהם לקופה קיימים יתרונות יחסיים ברורים, כך, הנהלת הקופה תוכל לזהות הזדמנויות עסקיות ולנצל אותם בהתאם ליעדים העסקיים. 

• מזעור סיכונים והפסדים כספיים - מערך ניהול הסיכונים מאפשר לזהות אירועים פוטנציאליים העלולים לגרום לנזקים או להפסדים כספיים לקופה. לפיכך, התהליך מאפשר איתור של בקרות שמטרתן לצמצם את האפשרות לקרות האירועים כאמור ובכך, למזער את הסיכונים והחשיפה להפסדים כספיים. 

• דיווח אמין ובטוח יותר - העלאת רמת הביטחון במהימנות, בשלמות ובאמינות המידע (הן במידע פנימי והן במידע חיצוני) ועל ידי זאת להעלות את איכות הדיווח הפנימי הניהולי והדיווח הכספי לרשויות.  

• תאימות גבוהה לדרישות חוק ורגולציה - היכולת לבצע מעקב על דרישות החוק ולזהות אי התאמה לדרישות חוקיות, ובכך להקטין את החשיפה המשפטית והחוקתית. 

המפתח הוא להכיר בתרומתו הפוטנציאלית של ניהול סיכונים אסטרטגי ככלי ניהולי ולא רק כתהליך המחויב מכח הרגולציה. על ידי הטמעת ניהול סיכונים אסטרטגי בקופה, ניתן להגן על הערך הקיים וליצור ערך חדש. אם ננסה לחזות את העתיד הלא כל-כך רחוק, נראה כי ארגונים ידרשו להתמודד עם התגברות הרגולציה בתחומים שונים, והשלב הבא יהיה לבנות מערך הוליסטי לניהול סיכונים אשר יאפשר מענה שלם, מהיר ואפקטיבי לחוקים חדשים ו/או דרישות רגולטיביות שונות.