מידע מדויק או מהיר - על התדירות דוח תוצאות עסקיות
מידע מדויק או מהיר - על התדירות דוח תוצאות עסקיות
"אני מבקש/ת מאזן בוחן של החברה במהירות, מה שיש, מה שמוכן...." – כך נשמעת קריאת מנהלים ומנהלות המבקשים לדעת את מצב החברה נכון להיום.
חברה מנהלת בד"כ מספר מערכות: הנהלת חשבונות (הנח"ש), הלוואות, שכר, רכוש קבוע ואחר, מכירות, רכש, מלאי, שירות, תזרים מזומנים קופות ובנקים. דוכן בשוק הוא המערכת החשבונאית המשוכללת ביותר בעולם – בכל יום יודע בעל הדוכן את מצבו הכספי – בתחילת היום הוא קונה סחורה במזומן, הוא מוכר אותה במזומן (לא מכירים כרטיסי אשראי ושיקים, אין אשראי לקוחות), המלאי נזרק בתום יום ולכן מעות המזומנים בסוף היום משקפים את הרווח.
אילו החברות היו פועלות במזומנים בלבד, הן היו יודעות את מצבן באופן דומה. במציאות יש מלאי, השקעות ברכוש קבוע, אשראי לקוחות וספקים, חברות בת עם מערכות נפרדות, הכנסות והוצאות שאינן נרשמות מיד.
יש מספר מצומצם של נתונים שמנהלים יכולים לקבל בסוף יום: מכירות ויתרות בבנקים. המכירות נרשמות באופן רציף באמצעות מערכת להפקת תעודות משלוח וחשבוניות ואילו תנועות במזומן משתקפות בקופות החברה ובחשבונות הבנק – בהנחה שאלה נרשמות בהנח"ש באותו יום או לכל היותר יום אחרי שהתרחשו.
מנהלים ובעלי חברות המצפים לדוח על התוצאות העיסקיות (רווח והפסד) בתדירות חודשית חייבים להבין שכל עוד מכלול הפעולות לא נרשמו בהנח"ש, הדוח לא יהיה נכון. אתם פונים אל החשב/ת או מנח"ש ראשי ומבקשים דוח על התוצאות – הם עונים - "אבל...לא הכל רשום" ואזי אתם מתפשרים ואומרים: "תן לי את מה שיש".... ההטעיה המספרית עלולה להגיע קריטית להבנת מצב העסק.
אז מה עושים?
תדירות דוח תוצאות עסקיות
אתם צריכים להגדיר תחילה את התדירות הנדרשת לקבלת מידע: מכירות, מזומנים, תוצאות עיסקיות מלאות. אני ממליץ לקבל מידע יומי על מכירות ומזומנים. דוח תוצאות עיסקיות רצוי לקבל אחת לחודש או לכל המאוחר, אחת לרבעון.
כדי שזה יקרה הנח"ש ומערכות הלווין (הלוואות, שכר, רכוש קבוע, מכירות, רכש, מלאי, שירות, תזרים מזומנים קופות ובנקים) צריכות לעבד ולרשום את המידע בצורה אוטומטית ככל שניתן וכל זאת עד 15 לחודש העוקב - דוח על התוצאות העיסקיות לרבעון ראשון, יכולות להיות מוכנות ומספיק מדויקות עד 15 לאפריל. המערכות צריכות להזרים להנח"ש את המכירות לרבות שירות, קניות, ערך המלאי, עלויות שכר וכיוב. מערכות אלה צריכות לזהות מצב בו נוצרה רכישה אך חשבונית הספק טרם הגיעה ואזי ליצור בהנח"ש רישום. כנ"ל לגבי מכירה ללקוח שתועדה עם תעודת משלוח אך טרם הופקה חשבונית. מערכת הרכוש הקבוע תיצור רישום פחת ורווחי/הפסדי הון, בהנח"ש תפרסנה הוצאות ששולמו החודש אך הן מתייחסות גם לתקופות עתידיות (הוצאות מראש) ועוד. שלל פעולות אלה נערכות בדרך כלל לקראת עריכת דוח כספי שנתי מבוקר ואין סיבה שבעולם של דיגיטציה הן לא יעשו מדי חודש או רבעון.
לאחר שהבאתם את המערכת לרמה המתוארת, חייבת להתבצע בקרה על ידי חשב או מנהל כספים – איתור חוסר סבירות, לקוחות וספקים עם יתרה הפוכה, מלאי שלילי, רווח גלמי לא סביר ועוד. בקרה זו היא שילוב של "ניתוח אנליטי" עם תובנות שנובעות מהיכרות החברה. רואה החשבון יכול להיות שותף פעיל להדרכה והנחיה כיצד לבצע בקרה זו וכן כיצד להגדיר את התהליכים האוטומטיים.
BDO ישראל לעסקים קטנים ובינוניים
BDO ישראל הינה פירמת ראיית חשבון וייעוץ עסקי מובילה, עם ניסיון רב שנים בליווי עסקים קטנים ובינוניים בארץ ובעולם. היכרותנו עם הצרכים, ההזדמנויות והסיכונים של העסקים הקטנים והבינוניים, מאפשרים לנו להציע מעטפת שירותים מותאמת אישית לצרכי הלקוח.
אנו מציעים ללקוחותינו יחס אישי לצד מעטפת שירותים של פירמה מובילה:
- ביקורת וסקירה של דוחות כספיים
- ייעוץ שוטף בנושאי חשבונאות ומיסים
- ייצוג שוטף בפני רשויות המס
- דוחות אישיים לבעלי המניות
- הנהלת חשבונות וחשבות, הכנת משכורות ותלושי שכר לעובדים בעסק
- חישוב הפרשות לפנסיה, קרנות השלמות, גמל
- ייעוץ וליווי עסקי