מנגנון הבקרה בשילוש ארגון-פקח-קבלן

 כותב: חן זלוטניק, מנג'ר, מנהל פרויקטים בכיר ביחידת הבקרה באשכול RAS, BDO

אם אין אני לי, מי לי?

"אם אין אני לי, מי לי? וכשאני לעצמי, מה אני? ואם לא עכשיו, אימתי?" (אבות פרק א', פסוק יג')

לחץ זמנים, חוסר ביכולות מקצועיות, חוסר בכלי עבודה, דרישה לפיזור סמכויות ותירוצים אחרים, הובילו מנהלים רבים להעברת משימות ואחריות למפקחים חיצוניים. יחסי האמון המתפתחים בין ארגון למפקחיהם, מעלים את השאלה שכל ארגון צריך לשאול: "אם אין אני לי מי לי?"

בעבודתנו נחשפנו ליחסי עבודה רבים בין מזמין לנותן שירותים המושתתים על יחסי אמון וזאת למרות מתח ניגודיות האינטרסים והמוטיבציות של כל גורם להגדיל את תמורתו מיחסי עבודה אלו. במאמר זה נציג את מחול האינטרסים המנוגדים ביחסי העבודה וכן מספר פתרונות אותם אנו מציעים לקהל לקוחותינו.

מפת האינטרסים

עיקרי הניגוד בין נותן השירות למזמין השירות באים לידי ביטוי בשני מישורים: השקעה (חומרים/ציוד, עבודה) ותשלום. בזמן שמזמין השירות שואף להגדיל את היקף ההשקעה, נותן השירות פועל לצמצומה במסגרת ההסכם ביניהם. ובזמן שנותן השירות שואף להגדיל את התשלום בגין השקעתו, מזמין השירות פועל להקטנתו.

ניידות האחריות על הבקרה

הניגודיות בין מזמין לנותן השירות מחייבת את מזמין השירות לבחון ולבדוק כי השקעת נותן השירות תואמת לדרישותיו כפי שהוגדרו בחוזה הנחתם ביניהם.

במקרים בהם השירותים הניתנים הינם מקצועיים (עבודה), תידרש חוות דעת של בעל מקצוע-מומחה שיוכל לבחון אותם, כאשר רוב מזמיני השירות אינם כאלה. מומחיות נדרשת זו הובילה להתקשרויות רבות עם מומחים שימלאו את תפקידי הבקרה אחר ההשקעה של נותן השירות. הגדרת מומחה כמפקח הובילה מזמיני שירות רבים לנייד את האחריות לעריכת בקרות ובדיקות לידי המפקח.

העובדה שהמפקח נטול כלים ויכולות (כוח אדם/היקף משרה ביחס לפעילות נותן השירות, יכולות טכנולוגיות לניתוח נתונים ועוד) לבחון את נותן השירות בכל דרישות השירות שהוגדרו בחוזה (שעות עבודה, אזורי פעילות, תקינות דיווחים ועוד) לא מנעה את ניוד אחריות הבקרה אליו.

איך משפיע המפקח על מפת האינטרסים?

על סרגל ההשקעה, המפקח ישאף להגדלת השקעת נותן השירות למזמין השירות כדי להציף את הערך אותו הוא מספק למזמין השירות ובתמורה לכך המפקח יגדיל את סיכויו להמשיך ולספק את שירותי הפיקוח.

אולם כשבוחנים את המפקח גם כנותן שירות, ניתן לזהות אמביוולנטיות בהעדפותיו כך שככל שהיקף ההשקעה של נותן השירות קטן יותר, כך היקף ההשקעה הנדרש מהמפקח קטן יותר.

על סרגל התשלום המצב יותר מורכב ותלוי בהתקשרות המפקח עם מזמין השירות כאשר קיימות שתי אפשרויות התקשרות: תשלום קבוע (ריטיינר) או תשלום כשיעור מסך התשלום לקבלן.

במידה והתשלום למפקח הינו קבוע, אזי המפקח ישאף להקטין את התשלום לנותן השירות כדי להציף את הערך אותו הוא מספק למזמין השירות.

במידה והתשלום למפקח בנוי כשיעור מסך התשלום לנותן השירות, קיימת מוטיבציה למפקח לאשר תשלומים גדולים יותר לנותן השירות ובכך להגדיל את התמורה אליו.

מלכוד משולש האינטרסים וניוד אחריות הבקרות מובילים אותנו להכריז:

אחריות הבקרה הינה בלעדית למזמין השירות, והמפקח הינו כלי עזר בלבד.

 

פרקטיקה  - מנגנוני בקרה רלוונטיים

בפרויקטים שאנו עורכים להטמעת מנגנוני בקרה אנו מקפידים על בניית כלים שיאפשרו למזמיני השירות ליהנות מיכולות בקרה אחר מפקחים ונותני שירותים בשלושה מישורים:

 

דיווחים	כלי בקרה	מנגנוני בקרה
דיווח דיגיטלי	הטמעת מנגנוני בקרה במכרז	סטנדרט לעבודת המפקח
דיווח מרשימה סגורה	ניתוח נתונים שוטף	בקרה כמותית אחר נותן השירות
דיווח מותאם למכרז	הצלבת נתונים לחשבונות ולמכרז	בקרה כמותית אחר המפקח

הירשם לניוזלטר ולעדכונים אחרונים מ BDO זיו האפט

Please fill out the following form to access the download.