בדיקת משרד מבקר המדינה קובעת כי אף משרד ממשלתי בישראל לא גיבש מדיניות ניהול סיכונים מפני מעילות או הקים ועדת היגוי לניהול סיכונים. כמו כן, באף משרד ממשלתי אין מנהל סיכונים כלל-ארגוני, אף משרד גם לא ביצע סקר סיכונים כלל-ארגוני.
ההשפעה המכרעת של אירועי מעילות והונאות
אירועי מעילות והונאות עשויים להשפיע בצורה קריטית על פעילותו התקינה של הארגון. הניסיון מלמד כי מרבית הארגונים פועלים לצמצום החשיפות למעילות והונאות רק לאחר קרות אירוע ולא מבעוד מועד.
נקיטת צעד מניעתי עשויה להפחית משמעותית את ההסתברות להתרחשות הונאה או מעילה בתוך הארגון, או לכל הפחות, את הנזק העלול להיגרם בעקבותיה.
סקר סיכונים – הצעד הראשון במניעת מעילות והונאות
הדרך לתוכנית מניעה אסטרטגית וחוצה תהליכים ארגוניים מתחילה בסקר סיכונים למניעת מעילות והונאות כפי שהזכיר מבקר המדינה. במסגרת סקר סיכוני מעילות והונאות מאתרים את תהליכי העבודה בארגון החשופים למעילות והונאות, מנתחים ומדרגים את הסיכונים שנמצאו, בוחנים את המנגנונים הקיימים ןלמניעה של אירועים לא רצויים אלו ובמידת הצורך מטמיעים מנגנונים נוספים למניעה.
כל האמור מבוסס על תרחישי מעילות והונאות ידועים תוך בחינת "דגלים אדומים" ואינדיקטורים להתרחשות של אירוע מעילה או הונאה בארגון. ניתן אף להשתמש בפלטפורמה דיגיטלית יעודית לגילוי התנהגות חריגה וטרנסקציות יוצאות דופן.
התרבות הארגונית והשפעתה על סיכוני מעילות והונאות
בתוכנית המוטמעת חשוב גם לבצע ניתוח של התרבות האופיינית לארגון ,תוך מתן דגש על ארבעת המרכיבים של תאוריית "יהלום ההונאות" שהינם "לחץ הנסיבות", "יכולת וידע מקצועי", "הזדמנות והעדר בקרות" ו"תהליך מחשבתי של הצדקת המעשה". תוצאות סקר סיכוני המעילות וההונאות יסייעו לנו לפתח מענה בקרתי לכל ארבע ה"פינות" של יהלום ההונאות באופן שזה יהווה בסיס לתוכנית המניעה.
איסוף מודיעין התרעתי
צעד נוסף הוא פיתוח מנגנון איסוף מודיעין התרעתי. ניתן לעשות את זה באמצעות הטמעת פלטפורמה דיגיטלית, בדומה לתחום אבטחת המידע, אבל ישנם גם צעדים פחות מורכבים ויותר מהירים.
בהתבסס על מחקר בתחום וסקרים, רוב רובן של התראות על מעילות והונאות מגיעות לארגון באמצעות מנגנוני דיווח פנימיים (קו חם \ HOTLINE) ו"טיפים ישירים" מהעובדים. באמצעי זה נאספות ההתראות, אלו נבדקות ומטופלות.
כמובן שלטובת ביצוע כל השלבים שהוזכרו ולטובת עדכון מתמיד של תפקיד המניעה חייבים למנות בעל תפקיד ייעודי לנושא מעילות והונאות, עם אחריות ותמיכה מצד הנהלה.
לסיכום – הדרך לתוכנית מניעה בתחום מעילות והונאות, כוללת:
- סקר סיכונים
- בניית מנגנון התרעתי
- כתיבת תוכנית למניעת מעילות והונאות
- מינוי בעל תפקיד אחראי
- יישום והטמעת התוכנית
- תכנית מודעות והטמעתה בתרבות הארגונית
- ניטור התוכנית ועדכונה מידי תקופה