לחברי ועדות הביקורת בקיבוצים ובמושבים שלום רב,
אנו שמחים לשלוח אליכם ניוזלטר נוסף שנכתב במיוחד עבורכם. הפעם בחרנו לכתוב על סיפור מהחיים - התנהלות ועדת הביקורת.
בנוסף, נודה לקבלת רעיונות ודעות על נושאים שראוי שנעסוק בהם בעלונים הבאים.
כל הערה או הארה יתקבלו בשמחה על ידי חברי צוות הקיבוצים של BDO:
|
זהר טויזר |
8182721 - 054 |
|
נעם קדמן |
7491769 - 050 |
|
אורית פורד |
7726730 - 050 |
|
יניב ברק |
5520500 - 052 |
|
שטרני מעטוף |
2289388 - 054 |
|
רבקה הרלינג |
6927950 - 050 |
|
יניב בן צבי |
2056025 - 050 |
|
יעל אהרונוב |
2255945 - 054 |
בחודש מרץ 2017 ניתן פסק דין בבית משפט לתביעות קטנות בתביעת חברת אגודת התיישבות חקלאית כנגד האגודה בגין התקופה בה כיהנה כיו"ר ועדת הביקורת של האגודה.
התביעה הוגשה על ידי יו"ר ועדת הביקורת, בבקשה לחייב את האגודה לשפות אותה בגין סכומים אותם נאלצה להוציא לצורך התגוננות בתביעה שהוגשה נגדה על רקע כהונתה כחברה בוועדת הביקורת של האגודה.
פרטי המקרה
קביעת אופן בדיקת תלונות חברי האגודה
-
לוועדת הביקורת הגיעו תלונות מצד חברי אגודה על אופן ניהול פרויקט הרחבת הישוב, לרבות טענה כי במסגרת הפרויקט נעשתה חלוקה לא שוויונית של מגרשים, ממנה נהנו חברי אגודה שמילאו בה תפקידים שונים. נוכח תלונות אלו, פנתה ועדת הביקורת לרשם האגודות השיתופיות בשאלה האם בדיקת התלונות הינה בסמכותה. כמו כן, ביקשה ועדת הביקורת מיו"ר ועד האגודה דאז, נתונים שונים הקשורים לפרויקט. בעקבות המלצתו, פנתה ועדת הביקורת ביום 11.2.2010 לברית פיקוח, על מנת שזו תמנה בורר שיכריע בטענות שהועלו בקשר לפרויקט.
-
ביום 9.3.2010 התקיימה ישיבה של ועדת הביקורת, בהשתתפות יו"ר ועד האגודה ויו"ר ברית פיקוח, שבסופה הומלץ על ידי יו"ר ברית פיקוח לוועדת הביקורת שלא לבצע את הבדיקה באמצעות ברית פיקוח נוכח העלויות הגבוהות, אלא להיעזר בבודק חיצוני. באותה ישיבה ציינה ועדת הביקורת כי אין זה מסמכותה לבצע בדיקה של שוויוניות חלוקת המגרשים בעבר, אולם החליטה לבצע בדיקה כלכלית של חשבונות ההרחבה.
- ביום 24.8.2010 בישיבה משותפת של ועד האגודה ושל ועדת הביקורת הוחלט, בין היתר, לבצע בדיקה חשבונאית לבחינת הטענות בעניין ההרחבה. ביום 21.9.2010 אישר ועד האגודה תקציב של 5,000 ש"ח לצורך ביצוע בדיקה על ידי רואה חשבון חיצוני. לאחר שנשקלו מספר הצעות, החליטה ועדת הביקורת לשכור את שירותיו של רואה חשבון לצורך ביצוע הבדיקה.
- ביום 8.12.2010 פנתה ועדת הביקורת לרשם האגודות השיתופיות (בידיעת יו"ר האגודה) בבקשה לדחות את הבחירות לוועד האגודה, האמורות להתקיים ביום 27.12.2010, וזאת בשל העובדה שטרם התקבל דוח רואה החשבון החיצוני ומתוך כוונה שהבחירות תתקיימנה לאחר סיום בירור התלונות בעניין פרויקט ההרחבה.
- ביום 12.12.2010 התקבלה תשובה מראש ענף הפיקוח ברשם האגודות השיתופיות, לפיה תוקף כהונת ועד האגודה הוא עד יום 27.1.2011, וככל שמבוקש כי הרשם יפעיל את סמכותו ויאריך את הכהונה בשלושה חודשים נוספים, על הנהלת האגודה להתכנס, לקבל החלטה בעניין ולנמק את בקשתה. לטענת יו"ר ועדת הביקורת, יו"ר ועד האגודה דאז סירב לפעול לדחיית הבחירות.
ממצאי דוח הבדיקה והטיפול בו
- ביום 2.1.2011 התקבל דוח הביקורת של רואה החשבון החיצוני. במסגרתו נמתחה ביקורת קשה על אופן ניהול הפרויקט, ואף צוינה רשימה שמית של חברי אגודה אשר לדעת רואה החשבון הופלו לטובה ("המבוקרים").
- ביום 3.1.2011 שלחה ועדת הביקורת את הדוח לראש ענף הפיקוח ברשם האגודות השיתופיות וביקשה את הנחיותיו לגבי הפעולות שיש לנקוט. מספר ימים לאחר מכן עוד בטרם התקבלה תשובת ראש ענף פיקוח, הופץ הדוח על ידי ועדת הביקורת לכלל חברי האגודה, בלא שניתנה למבוקרים זכות תגובה קודם לכן. ביום 25.1.2011 התקבלה תשובת ראש ענף הפיקוח ברשם האגודות השיתופיות, לפיה יש להביא את הדוח בפני האסיפה הכללית של האגודה.
- ביום 21.1.2011 פנתה ועדת הביקורת ליו"ר האגודה ולראש ענף הפיקוח ברשם האגודות השיתופיות וביקשה כי יורו על דחיית הבחירות לוועד האגודה, על מנת לאפשר לוועד האגודה לבחון את ממצאי הדוח ולמבוקרים להגיב עליו. ביום 25.1.2011 התקבלה תשובת ראש ענף הפיקוח הקובע כי את הבחירות יש לקיים במועדם.
- ביום 31.1.2011 התקיימה אסיפה כללית של האגודה, במסגרתה הוצג דוח הביקורת. באסיפה נכחו חלק מהמבוקרים, והם ציינו כי בכוונתם להגיש מסמך תגובה לדוח הביקורת. באותה אסיפה אף התקיימו בחירות לוועד האגודה, והנתבעת נבחרה בהן לחברה בוועד, וזאת לאחר שכשבוע קודם לכן התפטרה מוועדת הביקורת.
טענות כנגד חברי ועדת הביקורת
- ביום 24.4.2011 שלחו שישה חברי אגודה, באמצעות עורך דין, מכתב לחברי וועדת הביקורת ולרואה החשבון החיצוני, בו טענו כי הכנתו והפצתו של דוח הביקורת הינו עברה פלילית ועוולה אזרחית. במכתב הועלו טענות רבות ומגוונות כנגד הדוח ואופן הפצתו, לרבות כי הוא הוכן תוך חריגה מסמכות, בניגוד עניינים ובתקצוב נמוך באופן בלתי סביר וכי הוא הופץ ללא קבלת עמדת המבוקרים. בשולי המכתב נדרשו חברי ועדת הביקורת לפרסם התנצלות ולפצות את ששת שולחי המכתב בסכום של 100,000 ש"ח כל אחד, כלומר בסכום כולל של 600,000 ש"ח.
- התקיימו ניסיונות הידברות בין הצדדים ואף התקיים הליך גישור, במימון האגודה. הליך הגישור נשא פרי חלקי בלבד. הושג הסכם בין המבוקרים לבין אחד מחברי ועדת הביקורת, במסגרתו הוא פרסם התנצלות והתפטר מחברותו בוועד האגודה, אולם לא הושגו הסכמות עם יו"ר ועדת הביקורת וחברה נוספת בוועדת הביקורת. לפיכך, ביום 28.3.2012 הגישו שולחי המכתב תביעה על סך 600,000 ש"ח נגד יו"ר ועדת הביקורת, חברת וועדת הביקורת ורואה החשבון החיצוני. יו"ר ועדת הביקורת פנתה לאגודה בבקשה כי זו תמנה לה עורך דין שייצג אותה, אולם בקשתה לא נענתה.
- יו"ר ועדת הביקורת פנתה לחברת הביטוח, אשר האגודה רכשה ממנה פוליסת ביטוח "אחריות חברי ועד ונושאי משרה במושב", בבקשה כי יטפלו בתביעה. בתגובת חברת הביטוח, נקבע כי הפוליסה אינה מכסה את התביעה, וזאת מכיוון שחל החריג לפיו הפוליסה אינה מכסה תביעה "המוגשת או מנוהלת על ידי או מטעם נושא משרה במושב...". לאור האמור, נאלצה יו"ר ועדת הביקורת לשכור עורך דין ולממן את שכרו.
- בהמלצת בית המשפט, פנו הצדדים להליך של גישור. הליך הגישור נשא פרי וביום 11.11.2013 חתמו הצדדים על הסכם פשרה. במסגרת הסכם הפשרה הביעו חברי ועדת הביקורת התנצלות על התנהלותם בעניין הפצת הדוח תוך ציון כי הפצת הדוח בוצעה בתום לב ובמסגרת תפקידם הציבורי, וללא כוונה לפגוע בתובעים. עוד נקבע בהסכם הפשרה, כי התובע ימשוך את תביעתו. בכך בא ההליך אל סיומו ללא פסיקת פיצוי כספי ותוך שהוסכם כי כל אחד מהצדדים יישא בשכר טרחת עורך דינו ובחלקו בשכרו של המגשר.
- ביום 2.2.2014 פנתה יו"ר ועדת הביקורת ליו"ר ועד האגודה בבקשה כי האגודה תחזיר לה את ההוצאות שהוציאה במסגרת התגוננותה מפני התביעה. בישיבה שהתקיימה ביום 22.4.2014 דחה ועד האגודה את הבקשה. ביום 26.1.2016 הגישה יו"ר ועדת הביקורת עתירה לחייב את האגודה לשלם לה את ההוצאות שהוציאה במסגרת התגוננותה כנגד התביעה.
- האגודה סירבה להשתתף בהוצאות יו"ר ועדת הביקורת. לדעתה יו"ר ועדת הביקורת כשלה בהתנהלותה בכל הקשור להכנת הדוח ולהפצתו, והיא זו שצריכה לשאת בתוצאות הנובעות מכך. לטענת האגודה, ועדת הביקורת חרגה מסמכותה כשהורתה על ביצוע הבדיקה, הן בשל העובדה שוועד האגודה אישר בדיקה חשבונאית בלבד בעוד הדוח התייחס להיבטים נוספים, והן בשל העובדה שסמכותה של ועדת הביקורת מוגבלת לבדיקת היבטים הקשורים לפעילות מוסדות האגודה בתקופת כהונתה, בעוד שהבדיקה האמורה התבצעה ביחס לתקופה קודמת. עוד נטען, כי ועדת הביקורת פעלה שלא כדין שעה שהחליטה לפרסם את הדוח בין חברי האגודה ללא קבלת תגובות המבוקרים, וזאת בניגוד לכללי מנהל תקין ולהנחיות רשם האגודות השיתופיות. עוד נטען כי יו"ר ועדת הביקורת הכירה בכך שנהגה שלא כדין כאשר התנצלה במסגרת הסכם הפשרה וכי ליו"ר ועדת הביקורת יש "מטען" ואינטרס אישי נגד המבוקרים שצוינו בדוח.
תקציר פסק הדין
בפסק הדין שהוגש נכתב כי, הוגשה תביעה נגד חברי ועדת הביקורת, בגין מעשים שנעשו על ידם במסגרת מילוי תפקידם, ולא לשם קידום עניין אישי שלהם. גם אם נפלו ליקויים כאלו או אחרים בהתנהלותם של חברי ועדת הביקורת, אין מדובר בפגמים המצדיקים את התנערות האגודה מחברי הוועדה. לפיכך, קבע השופט שחובת האגודה לשאת בעלויות ההגנה מפני התביעה ומשלא עשתה זאת חובה עליה לשפות את יו"ר ועדת הביקורת בגין הוצאות ההגנה.
דגשים בעבודת ועדת הביקורת
מהמקרה המתואר לעיל עולות סוגיות שונות חשובות ביותר הנוגעות, בין היתר, לאחריות הדירקטורים (חברי ועדת הביקורת) ולדרך עבודתם כדלקמן:
-
חברים פונים לוועדת הביקורת בבקשה לבחינת סוגיות אישיות וציבוריות בהתנהלות האגודה. קיום הבדיקה מבוצע בדרך כלל על ידי ועדת הביקורת בעזרת המבקר הפנימי. במקרה ולאגודה לא מונה מבקר פנימי או שמדובר במקרה המחייב התערבות חיצונית ניתן לפנות לבוררות לישוב סכסוכים. הפניה לבוררות יכולה להתבצע על ידי ועדת הביקורת.
- באפשרות ועדת הביקורת לרכוש שרותי ייעוץ של מבקר פנים, רואה חשבון ועוד. ההתקשרות מחייבת קבלת אישור כתוב מוועד האגודה.
- פעולות חריגות של ועדת הביקורת כמו חריגה בתקציב ועדת הביקורת, מחייבת קבלת אישור כתוב מוועד האגודה.
- הקפדה על הפצת דוח הביקורת רק לאחר שניתנה למבוקרים זכות תגובה. כמו כן, על הדוח לכלול את תגובת המבוקרים.
- איסור כהונת חברי ועדת הביקורת בהנהלה או בוועדה בנוסף לכהונתם כחברי ועדת הביקורת. במידה וחבר ועדת ביקורת מעונין להגיש את מועמדתו להנהלה או לוועדה אחרת עליו להתפטר מכוהנתו בוועדת הביקורת מבעוד מועד בטרם הגשת המועמדות.
- על החברים המכהנים בהנהלות ו/או בוועדות (בהן ועדת הביקורת) לבחון את הרכב פוליסת ביטוח אחריות מקצועית לנושאי משרה לרבות מי נכלל בביטוח, היקף כיסוי הביטוח, האם כולל הגנה מפני תביעות חיצוניות, תביעות חברי האגודה ותביעות חברי אגודה מכהנים ועוד.
- עיגון בכתב של ההחלטות באשר להשתתפות האגודה בהוצאות חברי ועדת הביקורת בהתגוננות בפני תביעה שהוגשה כנגדם על ידי גורמי חוץ, חברי האגודה, הנהלות האגודה, עובדי האגודה ועוד, במסגרת עבודתם כחברי ועדת הביקורת.
סיכום
במסגרת עבודתנו כמבקרי פנים בקיבוצים ובמושבים רבים אנו נחשפים לנוהגים ודרכי עבודה שונים של הנהלות ועדות ביקורת, העלולות לעיתים לחשוף את ועדת הביקורת, הנהלות והחברים לחילוקי דעות ואף לתביעות משפטיות.
המתודולוגיה ותהליכי העבודה המבוצעים על ידנו בחברתBDO מבוססים על הנחיות חוק הביקורת הפנימית ונהלי מנהל תקין הנערכים במגזר העסקי והחברתי באגודה. דרך עבודתנו מחייבת שקיפות ושיתוף ועדת הביקורת, החברים, הנהלות והמבוקרים בכל שלבי ביצוע תהליך הביקורת החל משלב בחירת נושא הביקורת, תחילת עבודת המבקר, העברת טיוטה למבוקרים, קבלת תגובת מבוקרים והטמעתו בדוח הביקורת, קיום דיון בדוח בוועדת הביקורת, קיום דיון משותף בדוח בנוכחות ועדת הביקורת, המבוקרים וההנהלה הרלוונטית, פרסום הדוח לחברים והצגתו לחברי האגודה על ידי המבקר.
דרך עבודה זו מונעת חילוקי דעות ומאפשרת לאגודה ולמבוקרים להפיק את המירב מדוח הביקורת.
נשמח לסייע בכל שאלה או הבהרה שתידרש.
צור קשר עם המומחים שלנו לביקורת פנימית בקיבוצים
הירשם לניוזלטר ולעדכונים אחרונים מ BDO זיו האפט
Please fill out the following form to access the download.