פסח מתקרב ועימו מגיעות גם ההכנות המעייפות. זה הזמן בו אנו מכינים את הבית ואת יושביו לקראת ביעור החמץ והכשרת כל הנדרש. בהזדמנות זו כדאי שגם ננער קצת את האבק שיתכן והצטבר בעמותה מאז הפסח הקודם...
בכתובים הבאים נפרט מספר קווים מנחים וכללים שכדאי שנוודא שמתקיימים בעמותה ונבצע את ההכנות הנדרשות לקראת הכשרה מלאה של המלכ"ר במסגרת ניהול תקין והתייעלות כלכלית נאותה.
עבודה בצורה מסודרת - בדקו כי בידי העמותה כל מסמכי ההתאגדות הנדרשים, כי בעמותה מכהנים כל מוסדות החובה הנדרשים וכי החברים במוסדות אלו רשאים לכהן בתפקידם. כמו כן, וודאו כי הגשתם בשנים האחרונות את כל המסמכים והדוחות הנדרשים על פי חוק כשהם חתומים וערוכים כנדרש.
הקבלה נאותה של מקורות מול שימושים – הבינו לעומק את העלויות האמיתיות הנדרשות לצורך מימוש מטרות העמותה ועמידה ביעדיה, זהו את הפער בין יעדים ומטרות אלו לבין הכלים העומדים לרשותכם בפועל והגדירו את האמצעים הנדרשים לכם בכדי לצמצם את הפערים (לרבות במונחי כוח אדם, כספים, תשתית טכנולוגית וכו').
תחומי הפעילות - מפו את כלל הפרויקטים והפעילויות של העמותה, בחנו היטב את הכדאיות הכלכלית הכרוכה בקיומו של כל פרויקט/תוכנית וקבלו החלטות באשר לפרויקטים/התוכניות האקוטיות ביותר לעמותה.
תקציב העמותה - בנו תקציב מפורט עד כמה וודאו שאתם מתקצבים רק את הפעילויות/הפרויקטים שיש מקורות מימון ודאיים למימונם. במידת הצורך, ניתן לבנות, בנוסף לתקציב הרגיל, גם 'תקציב מותנה'. כמובן שיש גם לקיים מעקב הדוק אחר מידת ניצול התקציב (בעיתות משבר - לפחות אחת לחודש) ולהבין לעומק מהיכן נובעות חריגות בניצול התקציבי.
ניהול כספים – הקדישו את הזמן הראוי בכדי לערוך את בדק הבית הנדרש באשר לניהול כספי העמותה. בתוך כך וודאו כי העמותה מנצלת את משאביה הכלכליים לטובת מימוש מטרותיה בלבד תוך שמירה על יעילות וחיסכון. בנו תוכנית השקעה/הצטיידות, תקצבו אותה 'תיאורטית' והגדירו סדר עדיפות לביצועה בפועל. סקרו לאחור את ההחלטות הפיננסיות שהתקבלו וטרם יושמו וקבלו, במידת הצורך, החלטות מחודשות באשר לנחיצות יישומן.
חשבון בנק ומורשי חתימה – בחנו את סבירות היקף חשבונות הבנק של העמותה, ודאו כי החשבונות מנוהלים על שם העמותה בלבד וכן כי קיימים לפחות שני מורשים שהינם חברי העמותה או נושאי משרה בה. בנוסף, ודאו כי לא מבוצעים תשלומים במזומן על ידי העמותה (למעט לצורכי קופה קטנה).
השקעות – בדקו היטב את אפיקי ההשקעה וודאו כי הינכם מנהלים את תיק ההשקעות של העמותה באופן סולידי בכדי לשמור על ערך הנכסים, לרבות בהתאם להוראות רשויות המס בנדון ובהתאם לנוסח ההתחייבויות מכוח הבקשה לחידוש האישור להכרה בעמותה כמוסד ציבורי (סעיף 46).
עבודה מול ספקים - נהלו את הרכישות של הטובין והשירותים, עד כמה שניתן, באופן מרוכז ונסו לחבור אל עמותות וארגונים נוספים במטרה לרכוש טובין/שירותים דומים ולהגדיל את כוח הקנייה.
שיתופי פעולה והגדלת הכנסות - בדקו אפשרויות לשיתופי פעולה עם גופים עסקיים או אחדו כוחות עם מספר מלכ"רים לטובת מטרה משותפת. בכך תגבירו את החשיפה לפעילות העמותה, תגדילו את ההכנסות וגם תקטינו את ההוצאות התפעוליות. בנוסף, בחנו האם ישנם נכסים שבבעלות העמותה שלא נעשה בהם שימוש עצמי תדיר ושניתן להפיק מהם הכנסות.
טיפול בתרומות – נסו לקבל את הסכמת התורמים לכלול בתרומה רכיב של תקורה ולקבל את הסכמתם של תורמים קיימים (בתרומות בעלות הגבלה קבועה או זמנית) לשחרר את התרומות מההגבלות, כולן או חלקן, ולאפשר שימוש בכספי התרומות לפעילות השוטפת החיונית ביותר לארגון.
תרומות בשווה כסף – ודאו כי העמותה מטפלת כנדרש בתרומות בשווה כסף המתקבלות בידה, הן במישור החשבונאי (הצגת ומדידת התרומה בספרים) והן במישור המס. במידה והעמותה הינה גוף נתמך, קרי מקבלת תמיכות מתקציב המדינה, ודאו כי הינכם עומדים בהוראת החשב הכללי בעניין עבודת מתנדבים.
עבודה מול לקוחות – בדקו היטב את יתרות החייבים ובצעו ניסיונות גבייה מחודשים. במידת הצורך, הפנו חלק מהחובות לטיפולו של עורך דין או גורם אחר המתמחה בגביית חובות.
כוח אדם – הגדירו מצבת תקנים ברורה ובדקו מדי תקופה קצובה את מידת העמידה במצבה זו. בחנו מהם המקצועות שנעשו על ידי מקבלי שכר וניתנים לביצוע על ידי מתנדבים בעלי ההשכלה, הרקע והניסיון המתאימים.
הסיקו מסקנות על סמך ניסיון העבר – נתחו לעומק את כל המקרים האחרונים בהם נעניתם בשלילה בבקשה לקבלת תמיכות/הקצבות/תרומה משמעותית וכו'. הסיבות לכך יכולות להיות רבות. חשוב לבודד כל אחת מהסיבות ולגבש תוכנית להתמודדות עימה ולשיפור התוצאות העתידיות.
קרובי משפחה – ערכו בדיקה מקיפה בדבר קשרי משפחה הקיימים בין עובדי העמותה, בינם לבין חברי ועד או לבין בעלי תפקידים בכירים בגופים קשורים ובין חברי הועד עצמם וודאו כי קרבה זו אינה אסורה על פי הוראות ניהול תקין (במידת הצורך, עשו שימוש בהצהרות בנדון שעליהן ידרשו העובדים/חברי הועד לחתום).
חלוקת מלגות – ודא כי קיימים קריטריונים ברורים לחלוקת מלגות אשר הינם פומביים וכן כי קיימות אסמכתאות נאותות המלמדות על בחינה אובייקטיבית ושוויונית של זכאות המבקשים מלגות.
לסיכום
בכתובים לעיל שטחנו בפניכם מעין רשימת תיוג כללית מאוד של העקרונות והקווים המנחים הראשיים שעל פיהם רצוי שתפעל העמותה בכדי להבטיח את התנהלותה על פי כללים נאותים של ניהול ומנהל תקין והבטחת יעילות כלכלית.
כמובן שיש לקחת בחשבון את אופיו וגודלו של כל ארגון ולהתאים את הכללים והעקרונות למציאות המשתנה שלו, אולם ככלל כללי אצבע אלו יש בהם בכדי להבטיח את ניקוי האבק המתבקש והיערכות נאותה לקראת חג האביב הקרב ובא.
הירשם לניוזלטר
Please fill out the following form to access the download.