הדרך להצלחה במכרזי המגזר הציבורי

רקע כללי

ענף המכרזים בישראל מקיף עשרות רבות של מיליארדי ₪. תחום הרכש מקיף רק במגזר הציבורי והסמי ציבורי אלפי אנשים המוגדרים קניינים, רוכשים וכותבי מכרזים וזאת בנוסף למעל למאה אלף ספקים. בממשלה בלבד מוערך סכום המכרזים בכ- 30 מיליארדי ₪ בשנה ללא רכש של משרד הביטחון. כמו כן, יש בנוסף הליכי פטור שבגינם נוצרות אלפי התקשרויות (ההערכות מדברות על 15,000 הליכי פטור בשנה בממשלה בלבד). בנוסף למשרדי הממשלה, קיימים גופים ציבוריים רבים נוספים המקיימים הליכי רכש באמצעות מכרזים מסוגים שונים: רשויות מקומיות והחברות הבנות של הרשויות, חברות ממשלתיות, יחידות סמך, קופות חולים ובתי חולים ועוד. בנוסף על הגופים הציבוריים, קיימים גופים רבים נוספים מסקטורים שונים, המבצעים הליכים דמויי מכרזים, הן מתוך אמונה שזו הדרך היעילה ביותר, בהינתן ההשלכות השליליות של רכש בהיקפי ענק ללא מכרזים, והן מעצם היותם גופים נתמכים על ידי הממשלה וככאלו מוגדרים כגוף החייב במכרז (מלכ"רים, אוניברסיטאות וכד').


סוגי המכרזים השונים:

על מנת להצליח במכרזי המגזר הציבורי, נדרשת היכרות מקדימה עם עולם המכרזים, ותחומיו השונים. ככלל, חוק חובת המכרזים קובע כי כל גוף ציבורי שברצונו לרכוש טובין או שירותים מספק חיצוני, צריך לקיים התקשרות בדרך של מכרז. התקנות, שהותקנו מכוח חוק חובת המכרזים, מגדירות את דרכי התקשרות המגזר הציבורי עם ספקיה ואף קובעת מדרג:

  • התקשרות לרכישה במכרז פומבי - מכרז בו הפנייה לקבלת הצעות נעשית ע"י פרסום ברבים באמצעות העיתונות והאינטרנט.
  • התקשרות לרכישה במכרז פומבי מוגבל - מכרז פומבי הכולל כחלק מההליך ניהול משא ומתן.
  • התקשרות לרכישה במכרז סגור - מכרז בו נעשית פנייה לרשימה מצומצמת של מציעים שנקבעה בהליך תחרותי שפורסם לציבור.
  • התקשרות  לרכישה בפטור ממכרז – התקשרות שלא נעשית ע"י אחת מ-3 השלבים לעיל.

ככלל, חובה על משרד להעדיף להתקשר בעסקאות בדרך של מכרז פומבי. במקרים בהם הדבר לא מתאפשר בהתאם לאופי ההתקשרות או טיב השירותים/הטובין הנדרשים, ניתן לבצע הליכים אחרים ואף להתקשר בפטור ממכרז. הנימוקים העיקריים המאפשרים פטור מחובת מכרז הם: התקשרות ששוויה נמוך, התקשרות הנעשית מכוח מכרז קיים והגוף רוצה לממש את זכותה בחוזה להאריך את תוקפו, התקשרות עם ספק לקבלת טובין/שירותים שלא ניתן לקבלם מאף ספק אחר ("ספק יחיד"). קיימות סיבות נוספות להתקשרות בפטור ממכרז, אך רוב הפטורים הקיימים, הם אחד מתוך שלושת הנימוקים שהוצגו לעיל.


פומביות ההליכים:

מכרזים פומביים מפורסמים בעיתון יומי היוצא לאור בישראל בשפה העברית, הערבית ובאתרי האינטרנט של מינהל הרכש הממשלתי, משק וכלכלה, חברות ממשלתיות, רשויות מקומיות ועוד. לרוב, כל ספק יכול להירשם ברשימת התפוצה השונות על פי נושאים לאתרים לקבלת פרסומים על מכרזים והתקשרויות בפטור ממכרז. מסמכי המכרז ניתנים להורדה מאתרי האינטרנט של מינהל הרכש הממשלתי או מכל גוף ציבורי בנפרד.


איך מגישים הצעה במכרז?

ראשית, יש לקרוא היטב את מסמכי המכרז שפורסמו. מסמכי המכרז כוללים: תנאי סף הנדרשים להשתתפות במכרז, אמות מידה לפיהן תיבחר ההצעה הזוכה ואופן שקלולן, לוחות זמנים של ההליך המכרזי לרבות מועד אחרון להגשת הצעות, ערבות הצעה - תנאיה, גובהה ומשכה, נוסח החוזה וכל מסמך או מידע אחר הדרושים לדעת ועדת המכרזים לשם ניהול תקין והוגן של המכרז. במקרים בהם נדרש תשלום עבור השתתפות במכרז, דרישה זו מהווה תנאי סף להשתתפות, ועל כן, הורדת מסמכי המכרז באינטרנט איננה פוטרת את מגיש ההצעה מהתשלום הנדרש.

לאחר שקראנו את מסמכי המכרז, עלו לנו כמה שאלות או חוסר בהירות לגבי מי מסעיפי המכרז. ברוב המכרזים יש אפשרות להפנות שאלות הבהרה לעורך המכרז עד למועד מסוים. שאלות ההבהרה והתשובות עליהן ישלחו לרוכשי מסמכי המכרז ו/או יפורסמו במקום בו פורסמו מסמכי המכרז כך שכולם יקבלו את כל השאלות וכל התשובות ללא חשיפת השואל. חשוב לציין כי לעיתים האפשרות לשאול שאלות הבהרה וקבלת התשובות לשאלות מתאפשרות רק למי שנרשם כמשתתף במכרז. לכן קיימת חשיבות רבה לשלם עבור השתתפות במכרז לפני המועד האחרון להגשת השאלות (במקום בו נדרש תשלום על השתתפות במכרז).

לאחר שהבנו את תנאי המכרז על בוריו, אפשר לגשת להכנת המענה. ראשית יש לבחון עמידה בתנאי הסף להשתתפות במכרז. אם לא עומדים בתנאי הסף, כל פרמטר אחר איכותי או כלכלי לא יהיה רלוונטי, שכן ההצעה תיפסל מבלי שיבחנו אותה, "על הסף". חשוב להכיר שעורך המכרז לא יכול לקבוע תנאי להשתתפות של מציע במכרז, אלא אם כן התנאי מתחייב מאופיו או מהותו של המכרז. כמו כן, קיימת הגבלה באמצעות חקיקה לתנאי הסף שניתן לדרוש במכרזים כך שיתמכו בהשתתפותם של עסקים קטנים ובינוניים ברכש הממשלתי.

קיימים מספר פרמטרים מרכזיים, בהם נקבעו הגבלות בחוק על הדרישה המקסימלית אותה יכול לדרוש עורך המכרז כתנאי סף:

ותק - למציע יהיה ותק של שנה בתחום הרלוונטי להתקשרות במכרז או ותק השווה למשך ביצוע ההתקשרות המתוכנן, הגבוה מבניהם. בכל מקרה דרישת הוותק לא תעלה על 5 שנים.

ניסיון קודם - דרישה כי המציע ביצע עבודה אחת קודמת בהיקף כספי או כמותי השווה להיקף העבודה שבמכרז, או כי המציע ביצע עד שלוש עבודות קודמות שההיקף הכספי או הכמותי של כל אחת מהן שווה למחצית היקף העבודה שבמכרז.

מחזור כספי - למציע מחזור כספי שנתי לכל היותר בשיעור של כפל ההיקף הכספי השנתי המוערך לביצוע  ההתקשרות. דרישה זו תתייחס לכל היותר לכל אחת מ- 3 השנים שקדמו להתקשרות.

עמדנו בתנאי הסף? מעולה! על ספק הרוצה להגיש מענה למכרז, להגיש את הצעתו לאחר שמילא אחר כל דרישות עורך המכרז, כשהצעתו חתומה, מלאה ושלמה, בתוך מעטפה סגורה היטב וזאת בדרך, במועד, במקום ובמספר עותקים כפי שנקבע בתנאי המכרז. מומלץ שלא להמתין לרגע האחרון להגשת הצעה במכרז...

לא עמדנו בתנאי הסף? לא נורא. אולי בכל זאת אפשר לגשת כקבלן משנה. כלומר, כדאי לעבור גם על  מכרזי ענק שלכאורה אין עמידה בתנאי הסף, ולחשוב כיצד בכל זאת ניתן להשתלב באחד מחלקי המכרז, ולהציע זאת לספקים שמסוגלים לגשת ועומדים בתנאי הסף.


טעויות נפוצות בהגשת מכרזים:

יש נטייה בקרב ספקים רבים לבצע טעויות בהגשת המכרז, טעויות אותן ניתן לחלק לשלושה סוגים: טעויות טכניות, טעיות כלכליות וטעויות אסטרטגיות.

טעויות בהיבטים טכניים - מענה למכרז שלא לפי מספרי הסעיפים במכרז; הוספת הערות בכתב יד לגוף ההצעה או לחילופין מחיקות והתניות על מסמכי המכרז; חוסר תשומת לב לדרישות המדויקות של תנאי הסף (תאריכים, שנות ניסיון, תואר אקדמי וכו'); צירוף המלצות לא עדכניות או עם פרטים חסרים; החסרת נספחים ותצהירים חתומים ע"י מורשי החתימה ומאומתים ע"י עו"ד/רו"ח; חוסר תשומת לב לשינויים שנעשו במכרז בעקבות תשובות לשאלות הבהרה, ועוד.

טעויות בהיבטים כלכליים - אי ייחוס נכון של משקל האיכות ומשקל המחיר שנקבעו במכרז; תמחור שגוי של תכולת השירותים, בין אם נובע מאי הבנת הסעיפים ובין אם נובע מתחושה של הסתמכות על הרחבת התקשרות עם אחרים; תמחור שגוי הנובע מהכללת או אי הכללת מימוש אופציה; חוסר הבנה ו/או תשומת לב למנגנון הצמדת התמורה במכרז;

אי התחשבות בהתייקרות מחירים ביחס להצמדה במכרז, ועוד.

טעויות בהיבטים אסטרטגיים - הגשת הצעה ללא הליך מיפוי וניתוח מתחרים מספק; אי ביצוע ניתוחי תוצאות מכרזים קודמים באותו תחום ומיפוי סביבת התחרות, רלוונטי גם להצעת המחיר; שאלת שאלות הבהרה שנותנות יתרון למתחרים; אי ביצוע הליך הפקת לקחים לאחר הפסד, כגון קבלת תוצאות המכרז, פרוטוקולים, ההצעה הזוכה, ועוד; הגשת הצעות רק לצורך קבלת הפתרון הסופי; אי מעקב נכון אחר כל תוצאות השוק (פטורים, אתרים, תוצאות) וכנגזרת מכך אי ביצוע ניבוי עתידי להתקשרויות שעתידות להתפרסם; אי הסתייעות ביועצים ואנשי מקצוע, ועוד.


אז איך מתחילים?

  • נרשמים לקבלת מייל על מכרזים באתר מינהל הרכש הממשלתי, חברות כמו יפעת ואתרים של חברות מובילות: חברת חשמל, תעשיה אווירית, רכבת, משק וכלכלה וכו'.
  • מבצעים מעקב אחר מועדי הצטרפות למכרזי מסגרת ולמאגרי בעלי מקצוע.
  • עוקבים אחרי כל הפטורים של משרדי הממשלה וכל הגופים הציבוריים, מהליך זה ניתן ללמוד המון, כגון: האם הפטור מוצדק או שמא אתם יכולים לבצע את העבודה ואז לפנות למפרסם הפטור בבקשה לספק השירות ומאוד חשוב: בסיום הפטור כנראה שיפורסם מכרז ואז ניתן להיערך על התמודדות.
  • להתחיל לחשוב כלכלית- כגון: להציע שולי רווח נמוכים בשנים הראשונות כדי לזכות וליצור יתרון יחסי תחרותי בהיבט של ניסיון קודם עם המציע.

 

לסיכום:

עשה

ואל תעשה

במכרזים

  • כן לנתח מתחרים מהתקשרויות קודמות
  • לא להוסיף בפרופיל המעטפת על הספק וברקע כללי התניות על תנאי סף
  • כן לנסות לאמוד את מספר המתחרים המסורתיים וסוגם פר מכרז
  • לא להחליט שלא להשתתף מבחירה ב- RFI ובמכרז שאחריו כן
  • כן לנסות לתקן את המכרז דרך שאלות הבהרה לטובתי (מבלי לתת יתרון למתחרים אחרים)
  • לא להסס להתייעץ עם מומחים בכל תחום, לרוב הם מכירים את רצונות עורך המכרז
  • כן להוריד וללמוד מכרזים אחרים של גוף ספציפי בכדי להתכונן לשיטת הפעולה של גוף

 

  • כן להתכונן היטב לשאלון

 

  • כן ללמוד היטב (אבל היטב) את אמנת השירות

 

  • כן להירשם למאגרי ספקים

 

  • כן לענות על בקשה להצעות מחיר וליזום פניות מצד המזמין

 

 


צרו קשר עם המומחים שלנו