בלדה למועל בקיבוץ: מבניית אמון הדדי לניהול ביקורת פנימית

למה קיבוץ צריך ביקורת פנימית?

לכל קיבוץ יש רואה חשבון שמבקר את ספרי החשבונות וניהולם, כך שעל פניו לא נדרשת ביקורת פנימית בקיבוצים. אולם, מעקב אחרי העיתונות הקיבוצית והארצית בשנים האחרונות, מעלה שורה של אירועים בהם חברי קיבוצים שמילאו תפקידים במערכת הכספית בקיבוץ מעלו בכספיו בדרך זו או אחרת.

לפיכך, בקיבוצים רבים בהם אנו מכהנים כמבקרים פנימיים אנו מתבקשים לבדוק את תהליכי העבודה הקיימים ואת החשיפה הקיימת בהם, בכדי לצמצם את האפשרות לגלות באחד הימים שאחד החברים סרח ומעל בכספי הקיבוץ.

מעילה בכל ארגון היא מכה מורלית לחבריו, מעבר לנזק הכספי הכרוך בה. בחברה הקיבוצית המכה כואבת במיוחד שכן, חברה זו בנתה עצמה במשך שנים ארוכות על בסיס אמון הדדי בלתי מסויג בין החברים. לפיכך, בכל מקרה של מעילה, תחושתם של חברי הקיבוץ הנה שנפלו קורבן לתרמית מתעצמת ומלווה בעלבון צורב, כאשר כל אחד מהחברים מרגיש שנפגע אישית. האמון ההדדי כבר לא מספיק למניעת גניבות ובהתאם לכך, ממצב בו נתנו חברי הקיבוץ אמון בלתי מוגבל זה בזה, נוצר מצב בו הם דורשים ביקורת פנימית שתסייע בבדיקת המערכת הכספית ובסגירת הפרצות בתוכה, בבחינת "לא עכברא גנב, חורא גנב".

 

בדיקת המערכת הכספית בקיבוץ

כאשר אנו אומרים "המערכת הכספית בקיבוץ", אנו מתכוונים לכל בעל תפקיד או פעולה הכרוכים בהתחייבות כספית בשם הקיבוץ, לרבות בקבלה ורישום של הכנסות, בהזמנת סחורה מספקים מחוץ לקיבוץ ובקבלתה, בביצוע תשלומים שונים לספקים ושכירים, פעולות בחשבונות הבנק של הקיבוץ ועוד. בדיקה מהירה תעלה, כי בקיבוץ ממוצע ישנם כמה עשרות חברים העוסקים בתפקידים אלו. עם זאת, ביקורת פנימית תתמקד בכל הפעולות שצוינו לעיל, החל משלב הגעתן לבעלי התפקידים העוסקים בניהול וברישום הפיננסי.

כאמור, המערכת הקיבוצית נבנתה במשך שנים ארוכות על בסיס של אמון הדדי בלתי מוגבל בן חבריה. במצב דברים זה, כמעט ולא נבדקו תהליכי העבודה במערכת הכספית בקיבוץ, לא בוססו והוטמעו בקרות מספקות וממילא לא נערך לאורך השנים ריענון לתהליכי העבודה ולבקרות אלו.

ביקורת פנימית, בניגוד לביקורת החיצונית הנערכת מדי שנה על ידי רואה החשבון של הקיבוץ, לא תבדוק את ספרי הנהלת החשבונות של הקיבוץ - אלא את מכלול תהליכי העבודה המובילים לרישום במערכת הנהלת החשבונות ואת הימצאותן של בקרות מובנות בתהליכים אלו. אם חסרות בקרות, או במקרים רבים בהם הבקרות נשחקו, תצביע הביקורת הפנימית על העדרן, ותציע דרכים כדי לרענן את הבקרות ולבנותן על פי הצרכים במסגרת תהליכי עבודה עדכניים, מובנים ומבוקרים.

 

נושאים הנבדקים בתהליכי ביקורת פנימית בקיבוץ

להלן דוגמאות לנושאים הנבדקים על ידנו בתהליכי ביקורת פנימית בקיבוצים:

הפרדת התפקידים

עקרון הפרדת התפקידים קובע כי במוקדי סיכון לא ייעשו שתי פעולות עוקבות על ידי עובד אחד. ביקורת פנימית תבדוק ותציג את הבעייתיות שבחלוקת התפקידים במערכת הנהלת החשבונות בקיבוץ ואת החשיפות והסיכונים העולים מתהליכי העבודה הנהוגים בקיבוץ.

למשל: באחד הקיבוצים, מצאנו כי עובדת הנהלת החשבונות המוסמכת לרשום ספקים חדשים במערכת, רשאית גם לאשר חשבוניות ולבצע תשלומים. לפיכך, יכולה אותה עובדת לפתוח ספק וירטואלי, לאשר חשבוניות לתשלום ולבצע תשלום עבור אדם שלא סיפק שירות אמיתי לקיבוץ. ביקורת פנימית תמפה את כלל הפעילויות המבוצעות בהנהלת החשבונות, תצביע על החשיפות הקיימות בחלוקת העבודה הנהוגה בין העובדים בהנהלת החשבונות ותציע דרכים לצמצמן, ללא הוספת כוח אדם.

ביזור סמכויות

המערכת הכספית בקיבוץ מנוהלת על ידי מספר בעלי תפקידים: מרכז המשק, שהוא בדרך כלל מנהל הפעילות הכלכלית, הגזבר, מנהל הנהלת החשבונות ומנהלי הפעילויות השונות.

ביקורת פנימית תבדוק האם ישנה הגדרת תפקידים וסמכויות לכל אחד מבעלי התפקידים, והאם בפועל המערכת הכספית מנוהלת על פי אותן הגדרות שנקבעו. עוד תבדוק, האם הסמכויות נחלקות בין בעלי התפקידים השונים או שכל ממלא תפקיד רשאי לבצע פעילות במערכת הכספית.

שחיקת/היעדר בקרות

בתהליכי העבודה במערכת הקיבוצית מוטמעות בקרות שלכאורה הן מובנות מאליהן. ביקורת פנימית תבדוק האם הבקרות אפקטיביות, האם הן מבוצעות בפועל על פי ההגדרות שנקבעו וכן תציע דרכים לייעל אותן.

למשל: באחד הקיבוצים הוטמעה בקרה בה אישור חשבוניות לתשלום מתבצע רק לאחר שהחבר שקיבל את הסחורה שהוזמנה, אישר בחתימתו על גבי תעודת המשלוח את קבלתה. אולם, בדיקה העלתה כי לא אחת אושרו לתשלום חשבוניות שתעודת המשלוח המאשרת את קבלת הסחורה לא נחתמה על ידי מקבל הסחורה. לשאלה מדוע אישר עובד הנהלת החשבונות את התשלום ללא חתימה לאישור, נענינו: "נמאס לי לרוץ אחרי המנהל ההוא", או "מדובר בספק שאני סומך עליו". מיותר לציין, כי במקרה זה לא מופעלת הבקרה שנקבעה והקיבוץ נחשף לאובדן כספי.

במקרה אחר, כשבדקנו את תהליך התשלום לספקים מצאנו שדוח הוראות התשלום עובר לבקרה ואישור של מרכז המשק וגזבר הקיבוץ, מבלי שמצורפות אליו החשבוניות הרלוונטיות. לפיכך, בפועל לא קיימת בקרה אפקטיבית שתפקידה לאתר תשלומים לא מורשים לספקים. בנוסף, התשלום בפועל לספקים מבוצע במס"ב, כאשר הכרטיסים האלקטרוניים של מרכז המשק וגזבר הקיבוץ (שהינם מורשי החתימה) מוחזקים על ידי מנהלת הנהלת החשבונות ומועברים בפועל על ידה. קרי, התשלום לספקים אינו מבוצע על ידי הגורמים המורשים לכך. למותר לציין כי החשיפה לקיבוץ לביצוע תשלומים לא מורשים הינה גבוהה מאוד.

 

לסיכום

בדיקת המערכת הכספית בקיבוץ על ידי , נועדה להבטיח את קיומן ומניעת שחיקתן של בקרות מובנות בתוך המערכת. המעידות שאירעו במספר קיבוצים העלו את הדרישה להיעזר במערכת הביקורת הפנימית לשדרוג הבקרות ולהקטנת הסיכונים והחשיפות, זאת באמצעות בחינת תהליכי העבודה הקיימים בה תחת כללי ביקורת מקובלים.

 

---

 

צור קשר עם המומחים שלנו לביקורת פנימית