מאמרים:

Robotic Process Automation – למה להשקיע בRPA דווקא היום?

29 אוקטובר 2019

מיטל קורן, יועצת אסטרטגית למערכות מידע ודיגיטל |

המציאות העסקית בימנו מורכבת מצורך עז לעמוד בקצב המסחרר של השוק, לספק שירות יעיל ומהיר ללקוח, לנהל תהליך קבלת החלטות מדויק ויומיומי ולשמור על יכולת טכנולוגית גבוהה. עם השנים קיימת הבנה בקרב החברות השונות כי על מנת להתייעל ולהציב מטרות ויעדים אשר יובילו את החברה קדימה. יש לנהל תשתית נתונים רחבה. כמות מידע שעל בסיסה ניתן יהיה לקבל החלטות, למדוד ביצועים ובעיקר למנוע טעויות חוזרות ונשנות. המידע נאסף דרך טכנולוגיות ומערכות מידע המייצרות מאגרי נתונים לעיתים מדויקים יותר ולעיתים פחות. המידע שימושי לעסק ומאפשר לו לגדול ולהרחיב את פעילותו.

 

Human Factor Vs Robotic Process Automation

היום בכל חברה קיימת מערכת מידע כזו או אחרת. מערכות המידע מנהלות תהליכים שונים וכמות נתונים אדירה, החיונית לחברה לצורך צמיחה והתרחבות עסקית. כיום כמעט כל עובד נדרש להיות בעל אוריינטציה טכנולוגית ולהבין כיצד להשתמש במערכות מידע. החשיבות של שימוש מדויק והבנת התהליכים הקורים במערכת ע"י כל עובד העושה בה שימוש מהזוטר לבכיר נעוצה בכך ששימוש לא מדויק מייצר תשתית נתונים שגויה ולא מדויקת, אשר תפגום בעתיד ביכולת קבלת ההחלטות והסקת המסקנות הנכונה בידי ההנהלה הבכירה, או לכל הפחות לעקב יכולת זו בשל צורך בטיוב ובדיקת נתונים כפולה.

כחלק מהמשימות היומיומיות של העובדים הנמצאים בשכבות הייצור והניהול הזוטרות, קיימות משימות טכניות ללא מורכבות מחשבתית, משימות סיזיפיות ורפטטיביות הנדרשות לרוב לצרכי תיעוד, בירוקרטיה או כחלק מתהליך מורכב יותר. המשימות הללו גוזלות את זמן העובד, לרוב נעשות בחוסר תשומת לב או כלל לא נעשות והתוצאה הסופית הינה פגיעה בתשתית הנתונים במערכות, בזבוז זמן עקב טעויות וביצוע חוזר של המשימות שוב ושוב. ההבנה כי כדאי להקל על העובד בביצוע משימות סיזיפיות ברורה, והפתרון לכך קיים – RPA.

 

מה זה RPA?

תחום ה RPA – תהליכים אוטומטיים אותם מבצע רובוט בדמות תוכנה המחקה את פעולות האדם במערכות השונות חוסך זמן לעובד, ומאפשר לו להפוך את הזמן שלו לאיכותי יותר. בנוסף, מניעת טעויות, גידול בנתוני המידע בחברה, וקבלת מידע איכותי יותר. RPA הינו שם לתהליכים המתבצעים ע"י תוכנה המאפשרת כתיבת תהליכים בצורת סדר פעולות של הוראות אותן יודע הרובוט לבצע.

 

למה אנחנו צריכים RPA

ה RPA מציע התחדשות טכנולוגית המהווה פתח לעולם האוטומציה והאינטליגנציה המלאכותית והינו קל להטמעה ובעל כמה יתרונות נוספים:

  1. פיתוח עצמי בעלות מזערית – כל חברה אשר עברה תהליך בחירת מערכות או התחדשות טכנולוגית מבינה ויודעת כי פיתוח עצמי הינו תהליך יקר, ארוך, הדורש משאבים רבים הן פנימיים והן חיצוניים. תוכנות ה RPA מציעות את אפשרות הפיתוח העצמי בעלות נמוכה יחסית, קניית הרובוט מאפשרת קבלת מוצר אותו החברה מתאימה לעצמה בלבד, וההתאמה יכולה לחזור ולהשתנות על פי צרכיה ללא תלות בתשתיות נוספות.
     
  2. ממשק ללא הגבלה -  מערכת ה RPA מאפשרת יצירת ממשק בין מערכות שונות בחברה. שכן הרובוט מבצע פעולת חיקוי של משתמש אנושי ולכן יכול להפעיל את המערכות השונות ללא צורך בהתאמה ביניהן. עלות פיתוח ממשק עלולה להיות יקרה מאוד, ארוכה ולא תמיד ניתנת למימוש. פרויקטים לצורך יצירת ממשקים בין מערכות או בניית תהליך אוטומטי במערכת לרוב יקרים מאוד ומאבדים מחשיבותם לאחר שמערכות ישנות בחברה מתחלפות בחדשות יותר. הרובוט למעשה מתפקד כממשק בין שלל המערכות ויכול אף ליצור ממשק מורכב שכן יכול להפעיל תהליך המורכב ממערכות שונות ומעולמות שונים. 
     
  3. זמן עבודה איכותי יותר – השעות הפרודוקטיביות של העובד ביום אינן רבות, העובד עלול להישאב למשימות טכניות שגוזלות את זמנו, משעממות ומסיחות את דעתו. מכאן נובעות טעויות המצטברות ולרוב נשמרות בתשתית הנתונים של החברה. בנוסף העובד לא תמיד מצליח למלא את המשימות המורכבות יותר אותן הוא נדרש למלא. RPA מאפשר לבצע תהליכים אלו החוזרים ונשנים אשר אינם דורשים שיקול דעת אנושי בצורה מהירה וללא טעויות. כאן נוצרת ההזדמנות לאפשר לעובד להשקיע עצמו במשימות איכות ומורכבות, לייעל את עבודתו ומכאן לתרום להתייעלות ורווחי החברה. 
     
  4. חיסכון משאבים לטווח הארוך – יחד עם התייעלות העובדים מגיע גם חיסכון בשעות עבודה, שעות עבודה שווה כסף והשקעה של חברה בכמות עובדים מסוימת לצורך ביצוע משימות. הרובוט יוכל לחסוך בשעות עבודה אשר אין בהן צורך ובכך לגרור חיסכון כספי משמעותי לחברה.  

 

כיצד להתחיל פרויקט RPA

על פי רוב, שרותי ה RPA מתחלקים לשני סוגים עיקריים של חברות: חברות המוכרות את תשתית    ה-RPA, וחברות המטמיעות ומפתחות יישומים רובוטיים המותאמים לצרכי הלקוח.

בשלב הראשון יש צורך בתהליך חשיבה עצמי על דרך הפיתוח, ההטמעה והאחזקה. יש מספר מודלים להטמעת RPA בחברה כשהשניים העיקריים הם:

  • שימוש בחברת פיתוח
  • הקמת מרכז RPA פנימי

לשני המודלים נדרשת הכנה מוקדמת ובשלות ארגונית מסוימת. יש צורך לבחור את התשתית המתאימה, ולהגדיר את התהליכים הראשונים המועמדים להפוך להיות אוטומטיים בעזרת הרובוט.

חברות אשר התחילו לעבוד באופן המוזכר במאמר, החזירו את ההשקעה בזמן קצר והגבירו את קצב הכנסת האוטומציה הרובוטית גם לתהליכים פחות שגרתיים.