גיבוש ופרסום מסמכי מדיניות משמשים קפיצת מדרגה ברמת השקיפות של הארגון, כלפי פנים וכלפי חוץ וכן במטרה לעמוד בדרישות רגולטוריות וברצונות מחזיקי עניין. לכן, על ארגונים רבים לנסח מסמכי מדיניות ונהלים שיאפשרו אכיפה של ערכי ESG וישמשו מצפן והוראות התנהלות בתחומים אלה בקרב החברה, שרשרת הערך שלה, ומחזיקי העניין שלה.
צוות המחלקה מלווה חברות וארגונים בכתיבת מגוון מסמכי מדיניות ESG ובהטמעתם באופן ספציפי לארגון:
- מדיניות תגמול – תגמול עובדים ומנהלים, קישור למדדי ESG, תמריצים ארוכי טווח.
- מדיניותESG - תפקידי הדירקטוריון, ההנהלה והעובדים, על בסיס סיכונים והזדמנויות.
- מסמך קוד אתי - "תעודת הזהות הערכית" של הארגון, כולל זיהוי של הערכים החיוניים לארגון, שיבטאו תפיסה של טוב משותף שהוא רוצה להנחיל.
- מדיניות מניעת שוחד ושחיתות – מסמך המציג נורמות התנהגות בהיבטי שוחד, שחיתות, טובות הנאה, התנהלות בלתי הולמת.
- מדיניות סביבתית - נוהל המפרט את מחויבות הארגון ומה נעשה בו בהיבט הסביבתי: סקירה של היתרים, סקרים, הערכות, התעדה, EMS, רשימת החוקים והרגולציה, מטרות, יעדים, מדדים, ביקורות סביבה, תדירות ועוד. המדיניות תכלול התייחסות לנושאים רלוונטיים כגון - מגוון ביולוגי, פסולת, מים, שפכים, פליטות.
- מדיניות אקלים – מיפוי סיכונים והזדמנויות בהתאם למגמות ולרגולציה רלוונטית וקביעת צעדים ותכנית עבודה מותאמת לליבת הפעילות העסקית.
- מדיניות ניגוד עניינים
- מדיניות לניהול קשרי הקהילה ותרומות - מטרות, יעדים וKPI. המדיניות כוללת ספקים, לקוחות, קהילות ועוד.
פיתוח והטמעת תרבות אתית
גיבוש קוד אתי מהווה את הצעד הראשון בתכנית האתיקה הארגונית, אולם נדרשת פעילות הטמעה כדי שהקוד האתי ייהפך לחלק בלתי נפרד מהאקלים הארגוני וישמש כלי עבודה שבכוחו לפתור דילמות אתיות המאפיינות את חיי הארגון. ניתן לשלב בתוכנית אתיקה את דרישות הרגולטור ביחס לתוכניות אכיפה וציות, ניירות ערך ומניעת שחיתות.
קוד אתי הינו אמצעי לבטא ולשקף את התרבות הארגונית הרצויה של הארגון. קוד אתי הוא מסמך פורמלי של הארגון המתווה את דרכי ההתנהלות הראויה של עובדיו בבואם לקדם את מטרות הארגון ובממשק עבודתם עם גורמים בתוך ומחוץ לארגון. הקוד האתי נבנה בהלימה לחזון הארגוני ובמטרה לייצר שפה ארגונית ערכית ומערכת כללים אחידה אשר מנהלי ועובדי הארגון שואפים לפעול לאורה, לצד מזעור הסיכונים שמקורם בהתנהלות לא ראויה.
שירותי המחלקה בתחום זה:
- פיתוח קוד אתי ארגוני – המגדיר את ערכי הארגון ואת כללי ההתנהגות המצופים מעובדי ומנהלי החברה.
- פיתוח תוכנית אתיקה אפקטיבית להטמעה.
- כתיבת חומרי הדרכה וספר דילמות אתיות.
- הטמעת הקוד האתי בחברה: הכשרת נאמני האתיקה, גיבוש מערך ארגוני ומנגנוני אתיקה קו פניות, ועדת היגוי, סדנאות, הדרכות, לומדות מתוקשבות ועוד.
- סיוע בבקרה על אפקטיביות של תוכנית האתיקה הארגונית באמצעות שאלונים לשילוב בסקרים פנים ארגוניים.
מדיניות תגמול ESG לבכירים
לפי חוק החברות, חברות ציבוריות מחויבות להציג את מסמכי מדיניות התגמול שלהן. על המסמכים להיכתב לפי הנחיות הרגולטור ולהתעדכן בהתאם אליהן, ולהיות חשופים למחזיקי העניין השונים. מסמכי מדיניות התגמול באים לידי ביטוי בעולמות התוכן של ESG בכמה היבטים:
עמידה ברגולציה – במסגרת בחינת הממשל התאגידי וההתנהלות התקנית של החברה נבחנים גם מסמכי המדיניות של החברה ובהם מסמכי מדיניות התגמול.
מהותיות התגמול – כדי שמדיניות התגמול תשתלב במטרות החברה עצמה נבדקת מהות התוכנית.
השאלות העולות הן בין השאר:
איזה חלק מהתגמול מהווה השכר הקבוע ואיזה חלק הוא הרכיב המשתנה תלוי הביצועים? המטרה לוודא כי לחלק המבוסס ביצועים יש ערך והוא אינו רכיב זניח המופיע פורמלית בלבד, אלא שיש תמריץ לעמוד ביעדים כדי לקבל תגמול עבור הרכיב המשתנה. (היבט ממשל תאגידי).
איזה חלק מהווה הרכיב ההוני המתייחס לטווח הארוך יותר? המטרה היא לוודא כי יש ערך לרכיב זה ביחס לכלל החבילה ויש תמריץ לשמור על ההצלחה העסקית של החברה גם בשנים הבאות ולמנוע הסתכלות לטווח הקצר, גם מעבר לשנות הכהונה. (היבט המשכיות עסקית ושרידות).
שילוב KPIs (Key performance indicators) מתחום ESG – היעדים המסורתיים שבהם תלוי התגמול המשתנה מתייחסים למדדים תפעוליים ופיננסיים. בשנים האחרונות נוספים גם מדדים של ESG ועמידה בהם. הצבת יעדים בתחום ה-ESG מראה על מחויבות ההנהלה הבכירה לקידום נושאי ESG בחברה והטמעת הפעילות ברוח זו.
תחולה – בחינה של הנמנים בתוכנית התגמול - האם המדיניות מתייחסת להנהלה הבכירה בלבד או גם לדרגי ניהול נוספים? האם גם לעובדים עצמם יש תכנית תגמול?
השירותים שאנו מציעים בתחום מדיניות תגמול:
- כתיבת מסמך מדיניות תגמול לחברות ללא מדיניות קיימת
- עדכון מסמך מדיניות קיים בהתאם לעקרונות ESG ולתמורות שחלו בזירה המקצועית
ניהול תהליכי דיאלוג מחזיקי עניין
המושג "שיתוף מחזיקי עניין" מאגד מגוון תהליכים בהם ארגון מעביר מידע, מבקש משוב, מתייעץ ומקדם פעילות עבור הגורמים עליהם הוא משפיע ומהם הוא מושפע (מחזיקי העניין). תהליך השיתוף נעשה במטרה להעביר מידע ולבקש משוב על פעילות הארגון, לחזק את יחסי האמון ולקדם תהליכים ופתרונות חדשניים שייצרו ערך לחברה ולמחזיקי העניין שלה.
התהליך אותו מציעה המחלקה כולל זיהוי ואפיון מחזיקי העניין, מיקוד הדיאלוג, תכנון וביצוע תהליכי שיתוף, שילוב תובנות בתהליכי עבודה ותקשור התהליך לכלל מחזיקי העניין.
שירותי המחלקה בתחום זה:
- זיהוי ומיפוי מחזיקי העניין של החברה – הגורמים המושפעים מפעילותה ויכולים להשפיע על הצלחתה העסקית לאורך זמן, תוך סיווגם והבנת השפעתם על הארגון.
- זיהוי הנושאים המהותיים לכל מחזיקי העניין –ניתוח מכלול ההשפעות החברתיות, כלכליות וסביבתיות של הארגון עליהם, ובירור הסוגיות המטרידות אותם ורמה חשיבות הנושא מבחינתם.
- זיהוי הנושאים המהותיים לארגון – לאחר בחינת תובנות של מחזיקי העניין ובחינת חשיבות הנושא לארגון מבחינת רמת הסיכון והשפעתם על מטרות הארגון לאורך זמן.
- הטמעת תהליכי דיאלוג בפעילות הארגון
- נוהל מחזיקי עניין ומנגנון Grievance