ניהול וגביית חוב

 

התחלנו את התהליך, מה הלאה?

עם תחילת הפעילות, תופק ללקוח הזמנה, תעודת משלוח, חשבונית מס ובעקבותיהם – גביית החוב. על תעודת המשלוח וחשבונית המס הקפידו לציין את המשפט: "הבעלות על המוצר, היא של המוכר, עד לפירעון מלא של החוב". הקפידו שעל המוצרים שאתם שולחים אל הלקוחות, תוצמד מדבקה עם משפט זה כולל זיהוי מדויק שלכם כבעלי המוצר. זה עשוי למנוע תפיסת המוצרים על ידי כונס במקרה והלקוח שלכם יקלע לכינוס נכסים או הוצאה לפועל.

הלקוח מתחייב על פירעון החוב באמצעות המחאות, הוראת קבע, העברה בנקאית או כרטיס אשראי – האם אלה מהווים "פירעון"? התשובה היא לא! פירעון חוב משמע הופעת התקבול מהלקוח בחשבון הבנק שלכם, לרבות 2-3 ימי המתנה לאישור סופי של התקבול.

דו"ח גיול חובות מראה את פרטי חשבוניות הלקוח שטרם נפרעו, או נפרעו חלקית. הדו"ח אינו מראה תעודות משלוח בגינם טרם הופקו חשבוניות מס. המלצתי: חייבו הופעת מידע זה בצמוד לדו"ח הגיול, ועוד - לקוח מופיע בדו"ח הגיול כאילו אינו חייב. במציאות מסתבר שהלקוח זוכה בהמחאות או חיוב כרטיס אשראי מעותדים שנתקבלו וטרם נפרעו ולכן המלצתי: תדרשו שחובות אלה, יופיעו בטור לצד הלקוח, בדו"ח הגיול. רק כך יהיה הדו"ח נכון: מחד יראה שאין "חוב פתוח", ומאידך יש חוב בגין המחאות או חיוב כרטיס אשראי שטרם נפרעו.

זכרו - הקמת הוראת קבע או הבטחה לבצע העברה בנקאית – אינן פעולות המהוות תשלום, אלא רק כוונה לבצע תשלום בעתיד.

 

כיצד להימנע מהוצאת קבלות פיקטיביות?

מעילה אפשרית: הפקתם חשבוניות מס ללקוח. הלקוח שילם באמצעות המחאות. מקבל ההמחאות, הסב/זייף את המוטב לחשבונו הפרטי. הדרך הכמעט יחידה לעלות על מעילה כזו היא הרצה של תוכנית מחשב המבצעת השוואה בין: הזמנות, תעודות משלוח, חשבוניות מס, קבלות, הפקדה בבנק – של אירועי לקוח. התכנית תראה באותה הזדמנות הפרשים בין הזמנה למשלוח, ובין משלוח לחיוב והחשוב ביותר בין חשבונית לקבלה ובין קבלה לזיכוי בבנק. מעילה אחרת: לאחר הפקת חשבונית מס, מפיק החשבונית, מוציא חשבונית זיכוי ללקוח עם סיבת הנחה, החזרה – הלקוח משלם את הסכום המופחת והמועל מתחלק עם הלקוח בהפרש. מניעת המעילה אפשרית על ידי הרשאה ממוחשבת שהפקת זיכוי מחייבת אישור של גורם אחראי שלא הפיק את החשבונית המקורית ובנוסף הקפצת אתראה למנכ"ל/ית החברה על הזיכוי.

מי האחראי על כל אלה? התשובה חדה – מנכ"ל/ית! יש עוד בעלי תפקידים להם אחריות מעשית: אנשי מכירות, מחלקת כספים – אך אני ממליץ לכם הבעלים ומנהלי/ות העסק – להיות מעורבים ומתערבים בקביעת נהלים, בלימוד מערכת המחשב שיוצרת את האירועים וכן הרצת תרחישים אפשריים כדי לוודא שהמערכת עוצרת ומתריעה בנקודות החולשה.

---

BDO ישראל לעסקים קטנים

BDO ישראל הינה פירמת ראיית חשבון וייעוץ עסקי מובילה, עם ניסיון רב שנים בליווי עסקים קטנים בארץ ובעולם. היכרותנו עם הצרכים, ההזדמנויות והסיכונים של העסקים הקטנים, מאפשרים לנו להציע מעטפת שירותים מותאמת אישית לצרכי הלקוח.

אנו מציעים ללקוחותינו יחס אישי לצד מעטפת שירותים של פירמה מובילה:

• ביקורת וסקירה של דוחות כספיים
• ייעוץ שוטף בנושאי חשבונאות ומיסים
• ייצוג שוטף בפני רשויות המס
• דוחות אישיים לבעלי המניות
• הנהלת חשבונות וחשבות, הכנת משכורות ותלושי שכר לעובדים בעסק
• חישוב הפרשות לפנסיה, קרנות השלמות, גמל
• ייעוץ וליווי עסקי

 

ליצירת קשר עם המומחים שלנו

להרשמה לניוזלטר לעסקים קטנים

​