הקלות בהחזר הוצאות לעובדים

---

הקלה בניהול ספרים בנושא שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח על הוצאות עובדים, כך שלראשונה יהיה ניתן לתעד באופן דיגיטלי הוצאות ששולמו על ידי עובדים ללא צורך בתיעוד האסמכתה. מדובר בלא פחות ממהפכה אשר מביאה הקלה רבה לעובדים אולם על מנת ליישמה נדרש הארגון ביישום מערכת טכנולוגית מתאימה ובהגשת בקשה להקלה המלווה בחוות דעת של רואה חשבון כי התוכנה והשימוש בה עונים על הכללים שקבעה רשות המיסים.

עובדים רבים מתבקשים לשלם עבור הוצאות עסקיות כגון: תשלום למוניות, הוצאות שהיה בחו"ל מכיסם ועוד. שמירת החשבוניות בגין ההוצאות האלו עד לחזרתם של העובדים למשרד ודיווח עליהם גורם למרמור רב בקרב העובדים. נוסף על כך, במקרים רבים העובדים מאבדים את החשבוניות ומפסידים את זכותם להחזר הוצאות.

טכנולוגיות למיכון תהליך דיווח הוצאות העובדים הגיעו בשנים האחרונות לשוק, ורשות המיסים פרסמה כללים לניהול ארכיב מסמכים ממוחשב, אשר ייתר את שמירת ניירות מסמכי המקור של תיעוד החוץ.  עד לאחרונה העובדים עדיין נדרשו להגיש את המסמכים לארגון על מנת שייקלטו ויתועדו בארכיב הנהלת החשבונות.

ההקלה בניהול ספרים בנושא שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח על הוצאות עובדים

מעתה, רשות המיסים מאפשרת לעשות שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח ובקרה על הוצאות עובדים. לאחר סריקה ודיווח על ההוצאה, העובדים אינם נדרשים לשמור עוד את האסמכתאות, מה שיקל מאוד על העובדים ועל הארגונים.

תנאים מסוימים נקבעו בהקלה על מנת שארגון יכול לקבלה ואלו עיקרן:

• בחברה לפחות 50 עובדים.
• ההוצאות המדווחות הן עבור המעסיק והוא משפה את העובד בגינן.
• סכום ההוצאה לא יעלה על 3,000 ₪.
• נעשה שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח ההוצאות.

למערכת הדיגיטלית לדיווח ההוצאות נקבעו תנאים נוספים כגון: בקרות אשר מאמתות שההוצאה עומדת בכללי החברה, יומן שלבי המילוי והדיווח, יכולת אחזור הוצאות לפי מאפיינים ושונים, קליטה של המסמך הסרוק ועוד.

דרישות רשות המיסים

חברה אשר רוצה לעשות שימוש במערכת דיווח הוצאות דיגיטלית כמתואר נדרשת לבקש הקלה מרשות המיסים. ההקלה כוללת פרוט יכולות המערכת, הבקרות, נהלים ומאפיינים שונים של החברה.

בנוסף, יש לצרף הצהרה לבקשה מרואה חשבון או נושא משרה שהתוכנה והשימוש בה נעשים בהתאם לכללים.

על מנת לשמור על החברה ונושאי המשרה שלה מבעיות עתידיות עם רשות המיסים ואי הכרה בהוצאות העובדים, מומלץ להגיש את ההקלה באמצעות רואה חשבון מומחה במיסים ובמערכת מידע, בצרוף חוות דעתם.

צוות המומחים של BDO Israel הינם בעלי ניסיון עשיר בתחום, ויוכלו להעביר את חברתכם את התהליך בצורה קלה ומהירה עד לקבלת ההקלה המיוחלת.

 

צרו קשר עם המומחים שלנו