מאמרים:

המכרז ככלי עבודה תפעולי וכמנוע ליישום מנגנוני בקרה

11 אפריל 2018

אילן אנג'ל , ראש קבוצת בקרה, BDO Consulting |

כותב: חן זלוטניק, מנג'ר, מנהל פרויקטים  

בקצרה

הכנת המכרז נעשית לרוב ע"י מחלקה משפטית או מחלקת מכרזים, כאשר מעורבות אנשי המקצוע נדחקת לשוליים. במצב זה, קיים פער בין עריכת המכרז לביצועו בפועל ומתגלות בעיות שחושפות את מזמין השירות ללחצים מצד נותן השירות. זאת כאשר הפער מתבטא בעיקר בהגדרה לקויה של יחסי ההתקשרות השוטפת. על כן, כדי להפוך את המכרז לכלי תפעולי, נדרש להתייחס באופן פשוט, אחיד ובהיר לכל הנושאים התפעוליים הרלוונטיים לכל אורך המכרז:

הגדרת פרמטרים תפעוליים (כמו מהות העבודה, כוח אדם ומשך ביצוע) 

  • מקרי קיצון (כמו עבודות חירום וביצוע עבודות שלא הוגדרו/ תומחרו) 
  • פירוט שיטת העבודה 
  • הגדרת מנגנוני בקרה (כמו יומן עבודה, תכנית עבודה ואמצעים טכנולוגיים) 
  • הטמעת מנגנוני דיווח (כמו אופן התיעוד, העברת המידע והגשת יומן העבודה) 
  • קביעת מנגנון תשלום

התייחסות לנושאים אלו בכתיבת מכרז, תחקוק את דרישות מזמין השירות בסלע ותקל על ההתקשרות כולה.  

'מילה בסלע – שתיקה בשניים'

(מסכת מגילה, דף י"ח, עמוד א')

המכרז מהווה, לרוב, מסמך התקשרות יחיד בין מזמין לנותן השירות, והיחס אליו יכול להיות כפרפראזה על הציטוט הנ"ל - התוויית הסדר ההתנהלות בין מזמין לנותן שירות בהסכם כתוב ('מילה בסלע'), תמנע ויכוחים עתידיים ('שתיקה בשניים'). לרוב, מפרט המכרז את ההליך המכרזי ואת יחסי ההתקשרות המשפטיים באופן טוב, אולם יחסי ההתקשרות השוטפים אינם מוגדרים כראוי, וחושפים בכך את מזמין השירות ללחצים לשינוי שיטת העבודה לטובתו של נותן השירות. מרבית המקרים בהם נתקלנו במצב זה נובעים מהכנת המכרזים על ידי מחלקת מכרזים או מחלקה משפטית כאשר מעורבות אנשי המקצוע נדחקת לשוליים מסיבות שונות. אנו סבורים שמעורבות חכמה בין עורכי המכרז לאנשי הביצוע תוביל לכתיבת הסכם שיוביל לצמצום פערים עתידיים.

טיפול שורש במכרזים

בעבודתנו נחשפנו לבעיות רבות, ששורשיהן נעוצים בפערים שנוצרו במכרזים שלא הגדירו באופן מספק את יחסי ההתקשרות השוטפת:

 

חקיקת כלים פרקטיים בסלע המכרז

הפיכת המכרז לכלי תפעולי מחייבת התייחסות פשוטה, בהירה ואחידה לכל אורכו של המכרז, בכל הנושאים התפעוליים הרלוונטיים לנשוא המכרז. מניסיוננו בכתיבת מכרזים וליווי אנשי מקצוע מול נותני שירותים, מצאנו כי ההתייחסות לנושאים הבאים תחקוק את דרישותיו של מזמין השירות בסלע ותשתיק את דרישותיו של נותן השירות:

הגדרת פרמטרים תפעוליים

מקרי קיצון

שיטת עבודה

מנגנוני בקרה

מנגנוני דיווח

מנגנון תשלום

עבודות כלולות/שאינן כלולות בתשלום

תשלום בגין עבודות שלא תומחרו

תמלול מפורט של תרשים זרימה עוזר לפישוט ופירוט הדרישות מנותן השירות

אמצעים טכנולוגיים (GPS, אפליקציה, מוקד עירוני, דו"ח דיגיטלי ועוד)

אופן העברת המידע בין נותן השירות למזמין השירות ולהיפך

בניית טבלה מפורטת לכל סוגי הקנסות והקיזוזים האפשריים

זמני תקן לכל סוג עבודה

עבודה מחוץ לשעות ימי העבודה

 

דו"חות תפעוליים (יומני עבודה)

 

אופן הגשת יומן עבודה

 

 

שעות וימי עבודה

ביצוע עבודות שלא הוגדרו

 

תכנית עבודה

 

אופן התיעוד

 

 

אזור פעילות גאוגרפי

עבודה מחוץ לאזור הגאוגרפי

 

 

אופן הגשת חשבון

 

 

משך ביצוע

עבודות חירום

 

 

 

 

תקופת ביצוע

 

 

 

 

 

מהות העבודה

 

 

 

 

 

כוח אדם נדרש

 

 

 

 

 

 

 יחידת הבקרה של BDO מתמחה בניסוח והטמעה של פרקים תפעוליים ומנגנוני בקרה במכרזים בתחומים מגוונים (כגון: תשתיות, תברואה, חינוך, הכנסות, תכנון), בדיקת טיב התאמת מחירונים, ובניית אומדני עלויות למכרזים עבור ארגונים, רשויות מקומיות, מועצות אזוריות, תאגידי מים ועוד

צרו קשר עם המומחים שלנו