מאמרים:

מנגנון הבקרה בשילוש ארגון-פקח-קבלן

14 אוקטובר 2018

אילן אנג'ל , ראש קבוצת בקרה, BDO Consulting |

 כותב: חן זלוטניק, מנג'ר, מנהל פרויקטים בכיר ביחידת הבקרה באשכול RAS, BDO

בקצרה

פעמים רבות יחסי העבודה בין מזמין שירות לנותן שירות מושתתים על יחסי אמון, אולם קיים ניגוד אינטרסים מובהק בין הצדדים בהיבטים של השקעה (עבודה) ותשלום – הארגון שואף להגדיל את ההשקעה של הספק ולהקטין את התשלום, ואילו הספק שואף לצמצם את ההשקעה שלו ולהגדיל התשלום בעדה.

הניגודיות באחריות על הבקרה, מחייבת את הלקוח לוודא כי ההשקעה של הספק תואמת לדרישות שהוגדרו בחוזה. מאחר ופעמים רבות תידרש לשם כך חוות דעת של בעל מקצוע מומחה, מזמיני שירות רבים נוטים לנייד את האחריות על הבקרה לידי מפקח חיצוני.

אולם השפעת המפקח על מפת האינטרסים עשויה להוביל למלכוד – בהיבט ההשקעה המפקח עשוי להיות אמביוולנטי, שכן ככל שההשקעה של ספק השירות תקטן כך תפחת גם ההשקעה שתידרש ממנו; ובמקרה שהסדר התשלום עם המפקח הוא עמלה (שיעור מסך התשלום לקבלן), אזי שיש לו מוטיבציה לאשר תשלומים גדולים יותר לספק בכדי להגדיל את התמורה הנגזרת עבורו.

מלכוד האינטרסים מוביל למסקנה ברורה: אחריות הבקרה היא בלעדית למזמין השירות (הלקוח) והמפקח הוא כלי עזר בלבד. בכדי להבטיח יכולות בקרה הן אחר המפקח והן אחר נותן השירות, יש להטמיע כלים פרקטיים כמו דיווחים דיגיטליים ודיווחים מותאמים למכרז, כלי ניתוח והצלבת נתונים, מנגנוני בקרה כמותית, הגדרת סטנדרט לעבודת הפיקוח ועוד. 

אם אין אני לי, מי לי?

"אם אין אני לי, מי לי? וכשאני לעצמי, מה אני? ואם לא עכשיו, אימתי?" (אבות פרק א', פסוק יג')

לחץ זמנים, חוסר ביכולות מקצועיות, חוסר בכלי עבודה, דרישה לפיזור סמכויות ותירוצים אחרים, הובילו מנהלים רבים להעברת משימות ואחריות למפקחים חיצוניים. יחסי האמון המתפתחים בין ארגון למפקחיהם, מעלים את השאלה שכל ארגון צריך לשאול: "אם אין אני לי מי לי?"

בעבודתנו נחשפנו ליחסי עבודה רבים בין מזמין לנותן שירותים המושתתים על יחסי אמון וזאת למרות מתח ניגודיות האינטרסים והמוטיבציות של כל גורם להגדיל את תמורתו מיחסי עבודה אלו. במאמר זה נציג את מחול האינטרסים המנוגדים ביחסי העבודה וכן מספר פתרונות אותם אנו מציעים לקהל לקוחותינו.

מפת האינטרסים

עיקרי הניגוד בין נותן השירות למזמין השירות באים לידי ביטוי בשני מישורים: השקעה (חומרים/ציוד, עבודה) ותשלום. בזמן שמזמין השירות שואף להגדיל את היקף ההשקעה, נותן השירות פועל לצמצומה במסגרת ההסכם ביניהם. ובזמן שנותן השירות שואף להגדיל את התשלום בגין השקעתו, מזמין השירות פועל להקטנתו.

ניידות האחריות על הבקרה

הניגודיות בין מזמין לנותן השירות מחייבת את מזמין השירות לבחון ולבדוק כי השקעת נותן השירות תואמת לדרישותיו כפי שהוגדרו בחוזה הנחתם ביניהם.

במקרים בהם השירותים הניתנים הינם מקצועיים (עבודה), תידרש חוות דעת של בעל מקצוע-מומחה שיוכל לבחון אותם, כאשר רוב מזמיני השירות אינם כאלה. מומחיות נדרשת זו הובילה להתקשרויות רבות עם מומחים שימלאו את תפקידי הבקרה אחר ההשקעה של נותן השירות. הגדרת מומחה כמפקח הובילה מזמיני שירות רבים לנייד את האחריות לעריכת בקרות ובדיקות לידי המפקח.

העובדה שהמפקח נטול כלים ויכולות (כוח אדם/היקף משרה ביחס לפעילות נותן השירות, יכולות טכנולוגיות לניתוח נתונים ועוד) לבחון את נותן השירות בכל דרישות השירות שהוגדרו בחוזה (שעות עבודה, אזורי פעילות, תקינות דיווחים ועוד) לא מנעה את ניוד אחריות הבקרה אליו.

איך משפיע המפקח על מפת האינטרסים?

על סרגל ההשקעה, המפקח ישאף להגדלת השקעת נותן השירות למזמין השירות כדי להציף את הערך אותו הוא מספק למזמין השירות ובתמורה לכך המפקח יגדיל את סיכויו להמשיך ולספק את שירותי הפיקוח.

אולם כשבוחנים את המפקח גם כנותן שירות, ניתן לזהות אמביוולנטיות בהעדפותיו כך שככל שהיקף ההשקעה של נותן השירות קטן יותר, כך היקף ההשקעה הנדרש מהמפקח קטן יותר.

על סרגל התשלום המצב יותר מורכב ותלוי בהתקשרות המפקח עם מזמין השירות כאשר קיימות שתי אפשרויות התקשרות: תשלום קבוע (ריטיינר) או תשלום כשיעור מסך התשלום לקבלן.

במידה והתשלום למפקח הינו קבוע, אזי המפקח ישאף להקטין את התשלום לנותן השירות כדי להציף את הערך אותו הוא מספק למזמין השירות.

במידה והתשלום למפקח בנוי כשיעור מסך התשלום לנותן השירות, קיימת מוטיבציה למפקח לאשר תשלומים גדולים יותר לנותן השירות ובכך להגדיל את התמורה אליו.

מלכוד משולש האינטרסים וניוד אחריות הבקרות מובילים אותנו להכריז:

אחריות הבקרה הינה בלעדית למזמין השירות, והמפקח הינו כלי עזר בלבד.

 

פרקטיקה  - מנגנוני בקרה רלוונטיים

בפרויקטים שאנו עורכים להטמעת מנגנוני בקרה אנו מקפידים על בניית כלים שיאפשרו למזמיני השירות ליהנות מיכולות בקרה אחר מפקחים ונותני שירותים בשלושה מישורים:

 

דיווחים

כלי בקרה

מנגנוני בקרה

דיווח דיגיטלי

הטמעת מנגנוני בקרה במכרז

סטנדרט לעבודת המפקח

דיווח מרשימה סגורה

ניתוח נתונים שוטף

בקרה כמותית אחר נותן השירות

דיווח מותאם למכרז

הצלבת נתונים לחשבונות ולמכרז

בקרה כמותית אחר המפקח

 

יחידת הבקרה של BDO מתמחה בבניה, הפעלה והטמעה של מנגנוני בקרה על קבלנים ופקחים משלב תכנון המכרז ועד שלב התפעול השוטף עבור ארגונים, רשויות מקומיות, מועצות אזוריות, תאגידי מים ועוד.

צרו קשר עם המומחים שלנו >