מאמרים:

אחריות הועד המנהל בעולם של סיכונים

09 יוני 2013

שרון ויטקובסקי- טביב , שותפה, ראש מגזר ביקורת פנימית וניהול סיכונים RAS, BDO Consulting |
חני עמר , שותפה במגזר ביקורת פנימית וניהול סיכונים (RAS) |

בבואנו לבחון את האחריות והתפקוד הנדרש מחברי הועד המנהל, אנו מוצאים כי כל הרבדים מובילים כי האחריות בניהול מלכ"ר הינה למעשה אחריות המקבילה לזו של תאגיד עסקי ויתכן כי אף מחייבת את הנהלת המלכ"ר במשנה זהירות, עקב הגדרתו בחוקי המיסוי כארגון ללא כוונת רווח.

היות וכלל הארגונים פועלים כיום במרחב של סיכונים מסוגים שונים, נראה כי נדרשת גם במלכ"רים גישה ניהולית מחודשת שתכלול בתוכה גם התייחסות להיבט זה. שכן, מגזר המלכ"רים מהווה חלק מכלל הארגונים וככזה הוא נדרש לאמץ את אותן גישות ניהוליות מחודשות לניהול הארגון במרחב החדש שהינו עולם הסיכונים.

החוק ושלוחותיו

חוק העמותות התש"ם – 1980 נעדר מענה משפטי הולם וחסרה בו התייחסות למספר נושאים מהותיים  כאשר אחד מהם הינו תפקיד הועד המנהל.

קיימים בחוק שני סעיפים העוסקים באופן מצומצם בתפקידי הועד המנהל:

האחד, סעיף 25 לחוק הקובע כי,
"הועד ינהל את ענייני העמותה ובידיו תהיה כל סמכות שלא נתייחדה בחוק זה או בתקנון לאסיפה הכללית או למוסד אחר ממוסדות העמותה".

השני, סעיף 27 לחוק הקובע כי,
"על חברי הוועד לפעול לטובת העמותה במסגרת מטרותיה ובהתאם לתקנון ולהחלטות האסיפה הכללית.
התייחסות מצומצמת זו אינה נותנת מידע ברור באשר לסמכויות, לאחריות ולתפקידים של חברי הועד המנהל, היא אינה מפרטת את חלוקת התפקידים בין חברי הועד המנהל, הנהלת העמותה ונושאי משרה אחרים בה, וכן אינה מרחיבה לגבי מושג "טובת העמותה" ובכך מאפשרת פרשנות רחבה ומגוונת לנושא זה.

יחידת רשם העמותות פועלת בהתאם ל"חוק העמותות, התש"ם - 1980" אשר נכנס לתוקף ביום 1/4/1981. בשנת 1996 נעשה שינוי יסודי בחוק העמותות, אשר הרחיב מאוד את סמכויות הרשם בכל הקשור לאישור תקנוני עמותות וסמכויות הבקרה והפיקוח. בהמשך, החליטה הממשלה  כי עמותות המבקשות לקבל תמיכות מהמדינה או נותנות שירותים למדינה חייבות להמציא אישור ניהול תקין מרשם העמותות לצורך קבלת התמיכות מהמדינה. הטלת החובה האמורה הפכה למעשה את אישור הניהול התקין לתנאי סף עבור עמותות המבקשות ליהנות מתמיכת המדינה או לבצע עבורה שירותים.

הוראות מינהל תקין של רשם העמותות נתנו מענה מסויים  לחוסר בהגדרת תפקידי הועד המנהל וקבעו שורה של קריטריונים בנושא תפקידי הועד המנהל במסגרת מינהל תקין. בין תפקידים אלו נמצאים: קביעת תוכנית עבודה, קביעת דרכי פעולה, המלצה על מסגרת תקציב, מעקב אחר מצב כספי, מינוי ופיטורי מנכ"ל ועובדים בכירים, פיקוח על עובדים בכירים, קביעת מבנה ארגוני, קביעת מדיניות שכר ותשלומים, עריכת דוחות כספיים ודיווח לאסיפה הכללית.

בתי המשפט פסקו בנושא חובת האמון, הזהירות והמיומנות של נושאי משרה בכירים במסגרת שלושה פסקי דין שונים:

• פס"ד ארגון השוטרים הבינלאומי, בו נקבע כי ניתן להקיש מחוק החברות לחוק העמותות במקרים בהם אין פירוט בחוק העמותות.

• פס"ד בנק צפון אמריקה בנושא אחריות דירקטורים בו נקבע כי על נושאי משרה והדירקטורים חלים חובת אמון  וזהירות כלפי החברה , אשר כוללים בין היתר את החובה ללמוד על האופי העיסקי, להשתתף באופן פעיל וביקורתי בישיבות הדירקטוריון ולהיות מעורה בפעילות, ללמוד את מבנה הבקרה הפנימית וכו'.

• פס"ד העמותה ללימוד והפצת רפואה טבעית שבו נקבע כי מייסד ומנהל העמותה ישלם מכיסו שכר עבודה, פיצויי פיטורים ופיצויי הלנת שכר, לתובע שהוכיח כי עבד בעמותה ופוטר שלא כדין. השופטת הורתה על הרמת מסך והטלת אחריות על מנהלי העמותה, בדומה למה שקורה בחברה מסחרית. 

כלומר, החוק ושלוחותיו יצרו מציאות בה תפקידי הועד המנהל מקבילים לאלו של דירקטוריון בחברה מסחרית ולמעשה קיימת חובת אחריות של הועד המנהל כלפי הגורמים השונים בארגון ומחוצה לו, ללא קשר לאפיונו של הארגון כארגון ללא כוונת רווח.

דפוסים של סטייה בארגוני מלכ"ר

במסגרת סדרת "עבודות בתהליך" שפורסמו על ידי המרכז הישראלי לחקר המגזר השלישי, הוצגה עבודתו של ד"ר אלי בראונר מאוניברסיטת בן גוריון בבאר שבע, בנושא "דפוסים של סטייה בארגוני מלכ"ר".

במבוא לעבודתו מציין ד"ר אלי בראונר כי "...רבים סבורים כי מלכ"רים מתנהלים באופן ייחודי היות והם פועלים למען מטרות ציבוריות והם מהווים חלק מהותי של מנגנון החברה האזרחית ומייצגים ציבורים מופלים. אולם מלכ"רים הינם ארגונים ולכן ימצאו אצלם כל המאפיינים של ארגונים; בין מאפיינים אלה כלולים גם כאלה הקשורים לסטייה ארגונית".

מטרתו של המחקר היתה לאתר את המאפיינים של הארגונים שסטו מדרכם וניצלו לרעה את מעמדם.
המחקר העלה שורה של ממצאים המסבירים ומבהירים את המתרחש בעת סטיית מלכ"רים מדרכם על פי הדין. בין אלו, זוהו 18 משתנים הקשורים למעשי הניצול לרעה ו- 11 מאפיינים התנהגותיים, סביבתיים ומבניים של עמותות שנצלו לרעה את מעמדן המועדף. נמצא כי ככל שרב מספר המאפיינים אצל עמותה מסוימת כך גדלה ההסתברות לקיום מעשה ניצול לרעה.
בסיכום המחקר מציין ד"ר אלי בראונר כי "...לא רק שמלכ"רים אינם נבדלים מארגונים אחרים, אצל מלכ"רים רכיבים אלה הינם לעיתים בעלי משקל גדול יותר".

בהתבסס על הממצאים גובשה תאוריה המביאה לידי ביטוי את המצב הייחודי המצוי ביסודו בכל מקרה של ניצול לרעה בידי מלכ"ר: "אצל כל מלכ"ר מובנה פיתוי לנצל לרעה את המעמד המועדף שהוענק לו. ככל שהמלכ"ר נהנה ממעמד מועדף רם יותר, שבצידו הטבות רעיוניות ומטריאליות, כך גובר הפיתוי המובנה אצלו לניצול לרעה".

סיכום ביניים

החוק ושלוחיו כמו גם הממצאים בשטח מציגים תמונה ברורה בנוגע להקבלה בין ארגוני מלכ"ר לבין ארגונים אחרים בהיבטים הארגוניים והסביבתיים בהם הם פועלים. מכאן, שארגוני מלכ"ר פועלים בסביבה זהה ועל כן חשופים לסיכונים מסוגים שונים ובינהם סיכונים תפעוליים, פיננסים, משפטיים, ארגוניים, ביטוחיים ואחרים ללא קשר לצורת ההתאגדות הייחודית להם.
 

ארגז כלים

היות וניהול הינו תהליך או אוסף של פעולות הנערכות על ידי הנהגת הארגון תוך שימוש במשאבים שונים ובכללם משאבי אנוש, הון, נכסים חומריים ונכסים לא – מוחשיים, על מנת להשיג מטרות שונות של הארגון, הרי שעל הועד המנהל ליישם את כלל הפעולות בכדי למצות את מקסימום יכולתו הניהולית ולפעול לצמצום השפעת הסיכונים על פעילות המלכ"ר. 

קיימת רשימה של כלים שמהווים בסיס לפעילות של כל ארגון ומסייעים לצמצם את החשיפות הקיימות לכל ארגון.

• קביעת מבנה ארגוני כולל כפיפויות והגדרות תפקידים
למבנה הארגוני של הארגון השפעה גדולה על תהליכי העבודה המתרחשים בו. מבנה ארגוני פונקציונאלי יסייע מחד לניהול ולתפעול האופטימאליים של הארגון ומאידך יאפשר פעילות ממוקדת אשר תתרום להשגת היעדים.

• קביעת קוד אתי לאימוץ והטמעה בארגון
קוד אתי כולל ערכים שעל בסיסם פועל הארגון והם חלק מה"אני מאמין" שלו. ערכי הארגון המשולבים עם היעדים והמטרות שלו משמשים לארגון ככלי מנחה המוביל את הדרך בעשייה היומיומית בארגון.

• כתיבת ספר נהלים כולל תיעוד התהליכים העיקריים בארגון 
ספר נהלים הינו כלי לביסוס תהליכי עבודה מובנים, מפוקחים ומבוקרים המהווים תשתית לפעילות הארגון ולהמשכיות התהליכים המתקיימים בו.

• הטמעת מערכת ממוחשבת לניהול הארגון 
המערכת הממוחשבת בארגון הינה כלי מהותי בניהולה. בחירת מערכת בעלת שקיפות מקסימלית, מבוססת ERP שתכלול את כל רכיבי התקציב, בקרה תקציבית, המותאמת לפעילות מלכ"רים כולל דרישות החוק מהווה כלי מידע וניהול הארגון.

• טיפוח מעורבות חברי הארגון במתרחש 
מעורבות חברי הארגון במתרחש מסייעת לרתום את העובדים ולשלבם במימוש ובהשגת המטרות של הארגון ויוצרת גורם מפקח נוסף על פעילות הארגון.

• קביעת פורומים לועדות בנושאים שונים 
ועדות הינן אמצעי לסיעור מוחות, קיום דיון וגיבוש עמדה המבוססת על שיקול, בדיקות ובקרה. שימוש באמצעי זה יסייע בידי הארגון לגבש דעה מבוססת לגבי נושאים שונים בארגון.

• מעקב אחר קבלת החלטות כולל יישומן בפועל 
קבלת החלטות הינה החלק הפותח בחתירה ליישום מטרות הארגון. יישומן תחת פרמטרים של אחריות וזמן מקנה להם תוקף מעשי. המעקב אחר יישומן הוא חלק איטגרלי ומהותי לשם מימושן. 

• קביעת מנהל סיכונים לארגון בעולם של סיכונים 
נדרשת רמת ערנות, התמצאות ופעילות מתמדת לביצוע, תחזוק ושימור פעולות צמצום לסיכונים הקיימים במסגרת פעילות הארגון. מינוי מנהל סיכונים בארגון מהווה  כלי לניהול הארגון באוריינטציה של סיכונים והעלאת המודעות בארגון בכלל התהליכים המתקיימים בו. 

• מתן הדרכה למנהלים
מקצוע הניהול הינו מקצוע דינאמי הדורש שליטה במגוון רחב של נושאים במציאות משתנה. הדרכה בנושאים השונים תוך מתן דגש לחשיבות מגזר המלכ"רים יהווה סיוע למנהלים בעבודתם.

• מינוי מבקר פנימי ושימוש בכלי הביקורת הפנימית
הביקורת הפנימית היא פעילות בלתי תלויה ואובייקטיבית המסייעת לארגון להשיג את מטרותיו, תוך שימוש בגישה שיטתית וממוסדת לשם הערכה ושיפור האפקטיביות של תהליכי העבודה, ניהול סיכונים, בקרה, פיקוח ושליטה. מינוי מבקר פנימי יסייע לארגון בבדיקת תקינות פעולותיו מבחינת השמירה על החוקים, על הניהול התקין, על טוהר המידות, על חיסכון ועל היעילות. 

• איתור ומיפוי כלל הסיכונים הקיימים ונקיטת פעולות לצמצומם
איתור ומיפוי הסיכונים הינם למעשה בניית עולם הסיכונים של הארגון ובנית פרופיל סיכון לכל אחד מהסיכונים על פי עוצמת הנזק וההסתברות שיקרה. המטרה הינה לקבוע סדר עדיפויות לטיפול בסיכונים ובכך לצמצמם באופן שיאפשר לארגון להשיג את מטרותיו.

לסיכום, מלכ"ר הינו גוף ארגוני ככל גוף אחר וככזה מוטלת החובה על מנהליו לפעול בהתאם למציאות המשתנה ולעולם הסיכונים כפי שהוא מתנהל היום.